Consulter les parents et le dossier d’une famille
Les parents sont les responsables des enfants : ce sont eux qui inscrivent, reçoivent les factures et se connectent à l’espace des familles. Ouvrez la liste par le menu Gestion des utilisateurs > Parents.
- Le champ de recherche trouve un parent par son prénom, son nom ou son adresse email.
- Le filtre Statut affiche les parents Actifs (choix par défaut), Inactifs (fiches supprimées) ou Tous.
- Les colonnes indiquent le nom, le contact (email et téléphone), le nombre d’enfants rattachés et le statut Actif ou Inactif.
- Le bouton à trois points en fin de ligne ouvre les actions : Voir détails, Modifier, Réinitialiser mot de passe et Supprimer, selon vos droits.
La page Détails du parent regroupe ses informations personnelles, la date de création du compte, ses enfants (bouton Voir détails pour ouvrir chaque fiche) et le dossier de la famille.
| Bloc | Contenu | Droit nécessaire |
|---|---|---|
| Inscriptions | Chaque inscription de la famille avec le camp, l’enfant, les dates et le statut, et un lien vers l’inscription. | « Consulter les inscriptions » |
| Factures et soldes | Le solde à régler de la famille, puis chaque facture avec son total, le montant payé, le solde, son statut et un lien vers la facture. | « Consulter les factures » |
À savoir : Les boutons Exporter et Importer de la liste servent à traiter les parents en masse par fichier : voir le chapitre consacré à l’import et à l’export.
Créer un parent et lui ouvrir son compte
Créer un parent crée en même temps son compte de connexion à l’espace des familles. Il faut le droit « Créer un parent » (l’administrateur l’a toujours).
- Ouvrez le menu Gestion des utilisateurs > Parents.
- Cliquez sur Nouveau parent.
- Renseignez les champs obligatoires : Prénom, Nom, Email et Téléphone Mobile.
- Complétez si besoin Téléphone Domicile, Téléphone Professionnel, Employeur (optionnel), Fonction (optionnel) et la partie Adresse (optionnel) : Adresse, Ville, Code postal.
- Laissez le champ Mot de passe (optionnel) vide, sauf si vous devez remettre vous-même un mot de passe au parent.
- Cliquez sur Créer le parent. La fiche du parent s’ouvre.
- Prénom et nom : 2 à 50 caractères.
- Téléphone : 6 à 15 chiffres ; espaces, points et tirets admis.
- Code postal : 5 chiffres.
- L’email sert d’identifiant de connexion : il ne peut pas être déjà utilisé par un autre compte.
Attention : Aucun email n’est envoyé au parent lors de sa création. Pour activer son compte, le parent clique sur Mot de passe oublié ? sur la page de connexion et saisit son adresse : il reçoit un lien, valable 30 minutes, pour choisir son mot de passe. Prévenez-le de cette démarche.
Le champ Mot de passe (optionnel) n’apparaît qu’avec le droit sensible « Gérer l’accès au compte d’un parent ». Le mot de passe doit compter 8 caractères minimum, avec au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre. Vous le transmettez vous-même au parent.
À savoir : Un parent peut aussi créer son compte lui-même si votre association a ouvert la page publique « Créer mon compte » (menu Paramètres, carte Espace des parents).
Modifier un parent et gérer l’accès à son compte
- Dans la liste des parents, ouvrez le menu à trois points de la ligne, puis cliquez sur Modifier (ou cliquez sur Modifier depuis la page Détails du parent).
- Corrigez les informations voulues.
- Cliquez sur Enregistrer. Le bouton reste inactif tant que rien n’a changé.
Attention : L’adresse Email est l’adresse de connexion du parent. Elle ne se modifie qu’avec le droit « Gérer l’accès au compte d’un parent ». La changer déconnecte aussitôt le parent, qui se reconnecte avec la nouvelle adresse, et le changement est inscrit au journal des habilitations.
Avec le droit « Gérer l’accès au compte d’un parent », vous pouvez aussi réinitialiser le mot de passe d’un parent qui n’arrive plus à se connecter.
- Ouvrez la page Détails du parent.
- Dans la carte Accès au compte, cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
- Confirmez avec Réinitialiser.
- Notez le mot de passe temporaire affiché, puis cliquez sur Copier et fermer.
- Transmettez ce mot de passe au parent.
Attention : Le mot de passe temporaire n’est affiché qu’une seule fois. La réinitialisation ferme les connexions en cours du parent. Depuis la liste, l’action Réinitialiser mot de passe agit immédiatement, sans demande de confirmation.
Créer et modifier la fiche d’un enfant
Ouvrez la liste par le menu Gestion des utilisateurs > Enfants. Vous pouvez chercher un enfant par son nom ou par le nom ou l’email d’un de ses parents, et filtrer par tranche d’âge avec Filtrer par âge. Le menu à trois points de chaque ligne propose Voir détails, Voir / imprimer la fiche (PDF), Modifier et Supprimer, selon vos droits.
À savoir : Créez d’abord le ou les parents : un enfant doit être rattaché à au moins un parent existant dès sa création.
- Cliquez sur Nouvel enfant (espace administrateur) ou Ajouter un enfant (espace du personnel).
- Dans la carte Parents associés, cliquez sur Ajouter un parent.
- Dans la fenêtre Rechercher un parent, tapez un nom ou une adresse email.
- Choisissez le lien de parenté dans la liste à droite de la recherche (Mère, Père, Tuteur, Belle-mère, Beau-père, Grand-parent ou Autre ; Tuteur est proposé par défaut).
- Cliquez sur Ajouter à côté du bon parent. Recommencez pour un deuxième ou un troisième parent.
- Si besoin, cliquez sur Définir principal sur la carte du parent qui doit être le parent principal.
- Dans Informations personnelles, renseignez Prénom, Nom, Date de naissance et Genre (Garçon, Fille ou Autre), et si vous le souhaitez École (optionnel).
- Remplissez les Informations médicales et le Contact d’urgence (voir la section suivante).
- Cliquez sur Créer l’enfant.
- Un enfant a de 1 à 3 parents, dont exactement un parent principal.
- Le premier parent ajouté devient principal ; vous pouvez changer ce choix avant d’enregistrer.
- Le parent principal est utilisé par défaut pour la facturation et la communication.
Pour corriger une fiche, cliquez sur Modifier depuis la liste ou la page Détails de l’Enfant, puis sur Enregistrer les modifications. Un champ vidé est effacé de la fiche. Les parents ne se modifient pas sur cet écran : utilisez le lien Gérer les parents (voir plus bas).
À savoir : Droits du personnel : « Créer un enfant ou un adulte » pour créer, « Modifier l’enfant » pour modifier. Consulter les fiches demande « Consulter les enfants », un droit sensible car il donne accès aux informations médicales.
Renseigner les informations médicales et le contact d’urgence
La carte Informations médicales comporte quatre rubriques : Allergies, Médicaments, Conditions médicales et Régime alimentaire. Dans chacune, saisissez les éléments séparés par des virgules, ou cochez Aucun déclaré si la famille déclare expressément qu’il n’y en a pas. La ligne État sous la rubrique indique ce qui sera enregistré.
| État affiché | Quand | Signification |
|---|---|---|
| Informations renseignées | Au moins un élément est saisi. | Les éléments saisis s’affichent sur la fiche. |
| Aucun déclaré | La case Aucun déclaré est cochée (le champ est alors vidé et verrouillé). | La famille ou l’équipe a confirmé qu’il n’y a rien à signaler. |
| Non renseigné | Le champ est vide et la case n’est pas cochée. | Personne ne s’est prononcé : ce n’est pas une absence confirmée. |
Attention : Un champ laissé vide ne signifie jamais « aucun ». Pour affirmer qu’un enfant n’a pas d’allergie, cochez Aucun déclaré. Les anciennes fiches dont les rubriques sont vides restent « Non renseigné » jusqu’à cette confirmation.
La partie Indicateurs propose quatre questions, chacune à Oui, Non ou Non renseigné : Sait nager, Porte des lunettes, Vaccinations à jour et Droit à l’image (photos, réseaux sociaux). Le champ Notes médicales supplémentaires accueille toute autre précision utile.
Dans la carte Contact d’urgence, renseignez Nom du contact (2 caractères minimum), Téléphone et Lien de parenté. Ces champs sont facultatifs mais très utiles pendant le séjour.
À savoir : Les informations médicales n’apparaissent jamais dans la liste des enfants : elles se lisent sur la fiche, dans la fiche PDF et, pour les inscrits confirmés, dans la liste des inscrits du camp.
Gérer les parents rattachés à un enfant
Après la création, les parents d’un enfant se gèrent sur une page dédiée. Il faut le droit sensible « Rattacher ou détacher les parents » : un parent rattaché voit, depuis son espace, la fiche de l’enfant, ses documents et ses inscriptions.
- Ouvrez la fiche de l’enfant en modification (Modifier).
- Dans la carte Parents associés, cliquez sur le lien Gérer les parents.
- Pour ajouter un parent, cliquez sur Ajouter un parent, recherchez-le, choisissez le lien de parenté, puis cliquez sur Ajouter.
- Pour changer de parent principal, cliquez sur Définir comme principal sur la carte du parent voulu.
- Pour détacher un parent, cliquez sur Retirer, puis sur Confirmer le retrait.
- Un enfant ne peut pas avoir plus de 3 parents.
- Le dernier parent ne peut pas être retiré : un enfant garde toujours au moins un parent.
- Si vous retirez le parent principal, un autre parent rattaché devient principal automatiquement.
- Retirer un parent supprime seulement le lien avec l’enfant : le compte du parent est conservé.
Inscrire un adulte autonome
Un adulte peut participer à une activité sans responsable légal : il est son propre payeur. Ce parcours crée sa fiche de participant et, si besoin, son compte famille. Il faut les droits « Créer un enfant ou un adulte » et « Créer un parent ».
- Ouvrez le menu Gestion des utilisateurs > Enfants.
- Cliquez sur Nouvel enfant ou Ajouter un enfant.
- En haut de la page, cliquez sur le lien Inscrire un adulte autonome.
- Renseignez tous les champs, obligatoires : Prénom, Nom, Email de l’adulte, Téléphone, Date de naissance et Genre.
- Cliquez sur Créer la fiche. La fiche du participant s’ouvre.
- Le parcours est réservé aux personnes de 18 ans révolus.
- Si une fiche parent existe déjà avec cette adresse email, le participant y est rattaché.
- Sinon, un compte famille est créé sans mot de passe : l’adulte l’active avec Mot de passe oublié ?, ou le secrétariat lui en définit un.
- Le contact d’urgence de la fiche est rempli avec les nom et téléphone de l’adulte lui-même ; vous pouvez le modifier ensuite.
Attention : Si l’adresse email appartient déjà à un compte qui n’est pas celui d’un parent, la création est refusée avec le message « Un compte existe déjà avec cette adresse : vérifiez son profil parent ».
Ajouter et consulter les documents d’un enfant
La carte Documents de la fiche d’un enfant (page de détails et page de modification) rassemble les documents PDF déposés : certificats médicaux, vaccinations, autorisations.
- Ouvrez la fiche de l’enfant.
- Dans la carte Documents, cliquez sur Ajouter un document PDF.
- Glissez le fichier dans la zone Glissez un PDF ici, ou cliquez dans la zone pour le choisir.
- Attendez la fin du téléversement : le document apparaît dans la liste.
- Seuls les fichiers PDF de 5 Mo au plus sont acceptés.
- Le menu de chaque document propose Télécharger et, avec le droit correspondant, Supprimer.
- Le bouton Fiche enfant (PDF) génère la fiche complète de l’enfant à imprimer.
- Les parents peuvent aussi déposer des documents depuis leur espace, mais pas les supprimer.
Attention : Supprimer un document est définitif : le fichier est effacé. Droits du personnel : « Consulter les documents des enfants », « Déposer un document d’un enfant » et « Supprimer un document d’un enfant ».
Supprimer un parent ou un enfant
La suppression d’une fiche est un archivage : la fiche disparaît des listes courantes, mais l’historique est conservé. Aucun écran ne permet de restaurer une fiche supprimée : vérifiez avant de confirmer.
- Ouvrez la fiche du parent ou de l’enfant, ou le menu à trois points de sa ligne dans la liste.
- Cliquez sur Supprimer.
- Lisez le message de confirmation, puis cliquez sur Supprimer.
| Fiche | Effet | Suppression refusée si |
|---|---|---|
| Parent | La fiche passe dans le filtre Inactifs et le parent ne peut plus se connecter. Il est détaché des enfants qui ont un autre parent ; s’il en était le parent principal, un autre parent le devient. | Un de ses enfants a une inscription « Confirmée », ou il est le dernier parent d’un enfant encore actif. |
| Enfant | La fiche disparaît de la liste des enfants. | L’enfant a une inscription « Confirmée ». |
À savoir : Pour supprimer le dernier parent d’un enfant, rattachez d’abord un autre parent à l’enfant, ou supprimez d’abord la fiche de l’enfant. Droits nécessaires : « Supprimer un parent » ou « Supprimer un enfant ».