Où trouver les boutons Exporter et Importer
Les boutons Exporter et Importer se trouvent en haut des listes, à côté du bouton de création. Ils n’apparaissent que si vous avez les droits correspondants.
| Liste | Administrateur | Personnel |
|---|---|---|
| Parents | Voir l’encadré ci-dessous | Menu Gestion des utilisateurs > Parents |
| Enfants | Menu Gestion des utilisateurs > Enfants | Menu Gestion des utilisateurs > Enfants |
| Camps | Menu Gestion des camps > Camps | Menu Gestion des camps > Camps |
| Inscriptions | Menu Gestion des camps > Inscriptions | Menu Gestion des camps > Inscriptions |
Attention : Dans la version 3.1, la liste Parents du menu de l’administrateur n’affiche pas les boutons Exporter et Importer. Ils figurent sur la liste Parents de l’espace du personnel. Pour importer ou exporter les parents, confiez l’opération à un membre du personnel qui a les droits nécessaires, ou contactez le support.
À savoir : Les noms des listes et des boutons suivent le vocabulaire de votre association (par exemple « Exporter » sur la liste des Familles). Les en-têtes de colonnes des fichiers, eux, ne changent jamais.
Les droits nécessaires
L’administrateur de l’association peut toujours exporter et importer. Un membre du personnel ne le peut que si son profil de droits contient le droit voulu. Aucun profil ne les reçoit automatiquement : l’administrateur les coche dans le menu Gestion de la configuration > Profils de droits.
| Droit | Ce qu’il permet | Signalé comme sensible |
|---|---|---|
| Exporter les parents | Télécharger la liste complète des parents (coordonnées). | Non |
| Importer les parents | Créer des fiches parents depuis un fichier. | Oui : Accès aux comptes |
| Exporter les enfants | Télécharger la liste complète des enfants, informations médicales comprises. | Oui : Santé |
| Importer les enfants | Créer des fiches enfants et leurs liens avec les parents. | Oui : Santé |
| Exporter les camps | Télécharger la liste complète des camps (dates, lieu, capacité, tarif, statut). | Non |
| Importer les camps | Créer des camps depuis un fichier. | Oui : Finances |
| Exporter les inscriptions | Télécharger la liste complète des inscriptions. | Non |
| Importer des inscriptions | Créer des inscriptions depuis un fichier. | Non |
À savoir : Un droit d’export comprend la consultation de la liste ; un droit d’import comprend la création des fiches. Pour importer des inscriptions dans un camp non publié ou dont la date limite est dépassée, il faut aussi le droit Déroger aux règles d’inscription.
Exporter une liste
- Ouvrez la liste à exporter (Parents, Enfants, Camps ou Inscriptions).
- Cliquez sur Exporter.
- Attendez le message qui indique le nombre de lignes exportées : le fichier est téléchargé par votre navigateur.
- Ouvrez le fichier avec Excel ou un autre tableur.
- Le fichier contient toute la liste, sans tenir compte des filtres ou de la recherche affichés à l’écran.
- Il est nommé d’après la liste et la date du jour, par exemple parents-2027-04-12.csv.
- Ses colonnes sont celles de l’import, dans le même ordre, plus des colonnes d’information (statut, statut de paiement, date d’inscription) qui sont ignorées à l’import.
- Un export est limité à 50 000 lignes.
Attention : L’export des enfants contient leurs informations médicales et les adresses de leurs parents. Rangez ce fichier dans un endroit protégé et supprimez-le quand vous n’en avez plus besoin.
À savoir : Chaque export est inscrit à l’historique des habilitations : qui, quand, quelle liste et combien de lignes, jamais le contenu. Pour le consulter, ouvrez Profils de droits, cliquez sur Historique, puis choisissez Imports et exports de données dans le filtre Afficher.
Préparer le fichier
Partez toujours du modèle fourni par l’application : il contient les bons en-têtes et une ligne d’exemple. Ouvrez Importer sur la liste voulue, puis cliquez sur Télécharger le modèle de fichier.
| Élément | Règle |
|---|---|
| Type de fichier | CSV. Dans Excel, enregistrez au format « CSV UTF-8 ». |
| Séparateur | Point-virgule « ; ». La virgule et la tabulation sont aussi reconnues. |
| Encodage | UTF-8, pour garder les accents. Un fichier CSV d’un ancien Excel (Windows) est aussi accepté. |
| Première ligne | Les en-têtes de colonnes. Les majuscules, les accents et les espaces des en-têtes sont ignorés : « Prénom » est reconnu comme prenom. |
| Dates | AAAA-MM-JJ (2027-04-12) ou JJ/MM/AAAA (12/04/2027). |
| Oui ou non | oui, non, ou cellule vide pour « non renseigné ». |
| Listes dans une cellule | Éléments séparés par une barre verticale « | », par exemple : arachides | pénicilline. |
| Montants | En XPF, sans espace ni symbole : 45000 ou 45000,50. |
| Taille | 2 000 lignes et 2 Mo au plus par fichier. Au-delà, découpez le fichier en plusieurs imports. |
- Une colonne inconnue est ignorée ; l’aperçu la signale.
- Une colonne obligatoire absente fait refuser le fichier entier, avec le message « Colonnes obligatoires absentes » suivi de leur nom.
- Un fichier vide, sans ligne de données ou avec un guillemet non refermé est aussi refusé en entier.
- Les en-têtes d’un ancien outil sont souvent reconnus (par exemple mail, courriel, tel, mobile, naissance) : les tableaux de colonnes ci-dessous donnent les principaux.
À savoir : Un fichier exporté par l’application se réimporte tel quel. Toutes ses lignes sont alors reconnues comme doublons et rien n’est créé.
Reprendre vos données dans le bon ordre
Pour reprendre les données d’un ancien outil, importez les fichiers dans cet ordre : chaque fichier s’appuie sur les fiches créées par le précédent.
- Créez vos types de camp dans le menu Gestion de la configuration > Types de camp.
- Importez les parents : chaque parent est repéré par son adresse e-mail.
- Importez les enfants : chacun est rattaché à des parents déjà présents, par leur adresse e-mail.
- Importez les camps : chacun désigne son type par son nom.
- Importez les inscriptions : chacune désigne un camp, un enfant et un parent déjà présents.
À savoir : Les camps importés sont créés en brouillon. Pour importer ensuite les inscriptions de ces camps, publiez-les d’abord, ou utilisez un compte qui a le droit Déroger aux règles d’inscription (c’est le cas de l’administrateur).
Les colonnes de chaque fichier
Les tableaux suivants donnent l’en-tête exact de chaque colonne, à écrire tel quel en première ligne du fichier.
| Colonne | Obligatoire | Contenu attendu |
|---|---|---|
| Oui | Adresse e-mail, unique. Sert à repérer les doublons. Aussi reconnue : mail, courriel. | |
| prenom | Oui | 2 à 50 caractères. |
| nom | Oui | 2 à 50 caractères. |
| telephone | Oui | 6 à 15 chiffres ; espaces, points, tirets et « + » initial admis. Aussi reconnue : tel, mobile, portable. |
| telephone_domicile | Non | Même format que telephone. |
| telephone_travail | Non | Même format que telephone. |
| adresse | Non | 200 caractères au plus. |
| code_postal | Non | 5 chiffres. |
| ville | Non | 100 caractères au plus. |
| employeur | Non | 100 caractères au plus. |
| fonction | Non | 100 caractères au plus. |
| Colonne | Obligatoire | Contenu attendu |
|---|---|---|
| prenom | Oui | 2 à 50 caractères. |
| nom | Oui | 2 à 50 caractères. |
| date_naissance | Oui | Date passée, de moins de 120 ans. Aussi reconnue : naissance. |
| sexe | Oui | M, F ou A (aussi garçon, fille, autre). |
| ecole | Non | 100 caractères au plus. |
| allergies | Non | Liste séparée par « | ». |
| medicaments | Non | Liste séparée par « | ». |
| pathologies | Non | Liste séparée par « | ». |
| regime | Non | Régime alimentaire, liste séparée par « | ». |
| notes_medicales | Non | Texte libre. |
| sait_nager | Non | oui, non ou vide. |
| lunettes | Non | oui, non ou vide. |
| vaccins_a_jour | Non | oui, non ou vide. |
| droit_image | Non | oui, non ou vide. |
| contact_urgence_nom | Non | 2 à 100 caractères. |
| contact_urgence_telephone | Non | Même format qu’un téléphone de parent. |
| contact_urgence_lien | Non | Texte libre (par exemple : tante). |
| parent1_email | Oui | Adresse du parent principal, qui doit déjà exister. |
| parent1_lien | Non | mere, pere, tuteur, belle_mere, beau_pere, grand_parent ou autre. |
| parent2_email, parent3_email | Non | Autres parents (trois au plus en tout), qui doivent déjà exister. Remplissez parent2 avant parent3. |
| parent2_lien, parent3_lien | Non | Mêmes valeurs que parent1_lien. |
| Colonne | Obligatoire | Contenu attendu |
|---|---|---|
| nom | Oui | 3 à 200 caractères. |
| description | Oui | 10 caractères au moins. |
| type | Oui | Nom d’un type de camp existant, écrit comme dans Types de camp (majuscules et accents ignorés). |
| lieu | Oui | 3 caractères au moins. |
| capacite | Oui | Nombre entier de 1 à 200. |
| date_debut | Oui | Date de début. |
| date_fin | Oui | Égale ou postérieure à date_debut. |
| date_limite_inscription | Oui | Date limite d’inscription. |
| prix_total | Oui | Prix total du camp en XPF. Le prix par jour est calculé. |
| statut | Non | Écrit à l’export, ignoré à l’import. |
| Colonne | Obligatoire | Contenu attendu |
|---|---|---|
| camp_nom | Oui | Nom du camp, avec camp_date_debut. |
| camp_date_debut | Oui | Date de début du camp. |
| enfant_prenom | Oui | Prénom de l’enfant. |
| enfant_nom | Oui | Nom de l’enfant. |
| enfant_date_naissance | Oui | Date de naissance de l’enfant. |
| parent_email | Oui | Adresse d’un parent auquel l’enfant est rattaché. |
| besoins_particuliers | Non | Texte libre. |
| statut, statut_paiement, date_inscription | Non | Écrits à l’export, ignorés à l’import. |
Attention : Dans le fichier des camps, choisissez une date limite d’inscription qui ne dépasse pas la date de début : sinon la publication du camp sera refusée tant que vous n’aurez pas corrigé ses dates.
Importer un fichier : aperçu puis confirmation
L’import se fait en deux temps. L’application analyse d’abord le fichier sans rien enregistrer et affiche un aperçu. Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas confirmé.
- Ouvrez la liste concernée et cliquez sur Importer.
- Lisez la consigne de la fenêtre, qui rappelle les règles propres à la liste.
- Dans Fichier à importer, choisissez votre fichier CSV.
- Attendez la fin de l’analyse : l’aperçu affiche le nombre de lignes lues, puis le nombre de lignes à créer, ignorées (doublon) et en erreur.
- Lisez le tableau des lignes ignorées et en erreur, avec leur numéro de ligne et leur motif.
- Si besoin, cliquez sur Télécharger le rapport (CSV) pour garder l’aperçu.
- Pour corriger le fichier avant d’enregistrer, cliquez sur Choisir un autre fichier.
- Pour enregistrer, cliquez sur le bouton Importer suivi du nombre de lignes à créer (par exemple « Importer 12 lignes »).
- Lisez le résultat final, téléchargez si besoin le rapport, puis cliquez sur Fermer.
- L’import crée seulement de nouvelles fiches : il ne modifie jamais une fiche existante.
- Une ligne qui correspond à une fiche existante, ou qui répète une ligne plus haut dans le fichier, est ignorée comme doublon.
- Les lignes en erreur n’empêchent pas l’enregistrement des lignes valides.
- À la confirmation, l’application vérifie de nouveau tout le fichier : le résultat peut différer de l’aperçu si des fiches ont été créées entre-temps.
- Si un incident technique interrompt l’enregistrement, aucune ligne n’est enregistrée.
| Fichier | Une ligne est un doublon si |
|---|---|
| Parents | Un compte existe déjà avec cette adresse e-mail (parent, personnel ou administrateur), en ignorant les majuscules. |
| Enfants | Une fiche a les mêmes nom, prénom et date de naissance, et est déjà rattachée à l’un des parents de la ligne. |
| Camps | Un camp a le même nom et la même date de début. |
| Inscriptions | Une inscription non annulée existe déjà pour cet enfant dans ce camp. |
À savoir : Chaque import enregistré est inscrit à l’historique des habilitations (qui, quand, quelle liste, nombre de lignes lues, créées, ignorées et en erreur), jamais le contenu du fichier. L’aperçu, lui, n’est pas inscrit.
Lire le rapport et corriger les erreurs
La fenêtre affiche jusqu’à 200 lignes ignorées ou en erreur. Le rapport téléchargé contient toutes les lignes du fichier, avec quatre colonnes : ligne, resultat, repere et motif.
| Résultat | Signification |
|---|---|
| À CRÉER (aperçu) ou CRÉÉE (après confirmation) | La ligne sera enregistrée, ou l’a été. |
| IGNORÉE | Doublon : une fiche correspondante existe déjà, ou la ligne répète une ligne plus haut. |
| ERREUR | La ligne n’est pas enregistrée. Le motif nomme la colonne en cause, par exemple « telephone : Numéro de téléphone invalide ». |
Le numéro de ligne est celui du fichier : la ligne 1 est celle des en-têtes, la première ligne de données porte donc le numéro 2.
- parent1_email : aucune fiche avec cette adresse : importez d’abord le parent manquant.
- type : ne correspond à aucun type actif : créez le type de camp ou corrigez son nom.
- camp_nom, camp_date_debut : aucune correspondance : vérifiez le nom et la date de début du camp.
- enfant_prenom, enfant_nom, enfant_date_naissance : aucune fiche correspondante rattachée à l’adresse parent_email : vérifiez l’enfant et son parent.
- camp_nom : non publié ou date limite dépassée : publiez le camp, ou faites l’import avec le droit Déroger aux règles d’inscription.
- Corrigez les lignes en erreur dans votre fichier.
- Réimportez le fichier entier, ou seulement les lignes corrigées.
- Vérifiez dans l’aperçu que les lignes déjà créées sont bien IGNORÉES et que les lignes corrigées sont À CRÉER.
- Confirmez l’import.
Après l’import : ce qui est créé
| Fichier | Ce que l’application crée |
|---|---|
| Parents | Un compte parent par ligne, sans mot de passe. Aucun e-mail n’est envoyé. |
| Enfants | La fiche de l’enfant, ses informations médicales et ses liens avec un à trois parents ; le premier parent est le parent principal. |
| Camps | Le camp en brouillon, avec ses jours et son prix par jour. Rien n’est publié par un import. |
| Inscriptions | L’inscription au statut En attente, ou Liste d’attente si les places confirmées du camp sont atteintes. Aucune facture n’est créée. |
Attention : Un parent importé ne peut pas se connecter tant qu’il n’a pas choisi son mot de passe. Prévenez-le : sur la page de connexion, il clique sur Mot de passe oublié ?, saisit l’adresse e-mail du fichier et suit le lien reçu. Si votre page publique « Créer mon compte » est ouverte, il peut aussi y saisir son adresse : il reçoit alors le même type de lien.
À savoir : Un parent rattaché à un enfant accède, depuis son espace, à la fiche de cet enfant, à ses documents et à ses inscriptions. Vérifiez les adresses du fichier des enfants avant de confirmer.
Les inscriptions importées suivent ensuite le circuit habituel : confirmation, puis facturation depuis l’application. Le statut et le statut de paiement d’un fichier ne sont jamais repris.