Consulter la liste des camps
Ouvrez le menu Gestion des camps > Camps. L’administrateur voit la page « Gestion des camps » ; un membre du personnel voit la page « Mes camps », s’il a le droit « Consulter les camps ».
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Camp | Nom du camp et lieu principal. Cliquez sur le nom pour ouvrir la fiche. |
| Durée | Nombre de jours du camp, premier et dernier jour compris. |
| Capacité | Inscriptions confirmées sur capacité maximale, et taux de remplissage. |
| Date limite | Date limite d’inscription. |
| Statut | Statut de publication : Brouillon, Publié, Fermé ou Annulé. |
| Actions | Menu des actions possibles sur le camp (bouton à trois points). |
- Dans Filtrer par statut, choisissez Tous les statuts, Brouillons, Publiés, Fermés ou Annulés.
- Saisissez un mot dans le champ de recherche.
- Appuyez sur Entrée ou cliquez sur Rechercher.
- Pour revenir à la liste complète, cliquez sur la croix Effacer la recherche et sur Réinitialiser à côté du filtre.
À savoir : La recherche porte sur le nom du camp, son lieu, sa description et le nom de son type. Les majuscules et les minuscules ne comptent pas, et une partie du mot suffit.
Par défaut, les camps créés le plus récemment apparaissent en premier. Cliquez sur l’en-tête Camp ou Date limite pour trier la liste. Choisissez le nombre de résultats par page en bas du tableau.
| Action | Quand elle apparaît | Droit nécessaire |
|---|---|---|
| Voir | Toujours. | « Consulter les camps » |
| Présences | Toujours. | « Consulter les présences » |
| Modifier | Toujours. | « Modifier le camp » |
| Dupliquer | Toujours. | « Créer ou dupliquer un camp » |
| Publier | Camp en Brouillon. | « Modifier le camp » |
| Fermer | Camp en Brouillon ou Publié. | « Modifier le camp » |
| Annuler | Camp qui n’est pas déjà Annulé. | « Modifier le camp » |
| Supprimer | Toujours. | « Supprimer un camp » |
En haut de la liste, le bouton Exporter télécharge tous les camps dans un fichier CSV et le bouton Importer crée des camps en masse depuis un fichier. Dans l’espace du personnel, Exporter exige le droit « Exporter les camps » et Importer exige « Importer les camps » et « Créer ou dupliquer un camp ». Le chapitre consacré à l’import et à l’export détaille ces fichiers.
Créer un camp
L’administrateur et les membres du personnel ayant le droit « Créer ou dupliquer un camp » peuvent créer un camp.
Attention : Un camp appartient obligatoirement à un type de camp actif. Si aucun type n’existe, l’administrateur doit d’abord en créer un dans le menu Gestion de la configuration > Types de camp.
- Ouvrez le menu Gestion des camps > Camps.
- Cliquez sur Nouveau camp (espace administrateur) ou sur Créer un camp (espace du personnel).
- Dans Informations générales, renseignez Nom du camp et Description.
- Choisissez le Type de camp.
- Dans Statut de publication, laissez Brouillon pour préparer le camp, ou choisissez Publié pour l’ouvrir tout de suite aux parents.
- Dans Période du camp, saisissez la Date de début et la Date de fin. Le nombre de jours s’affiche sous les dates.
- Dans Logistique et capacité, renseignez Lieu principal, Capacité maximale et Prix total du camp (XPF).
- Si le camp est réservé à une tranche d’âge, renseignez Âge minimum, Âge maximum ou les deux.
- Saisissez la Date limite d’inscription.
- Cliquez sur Créer le camp.
Un message confirme la création et la liste des camps s’affiche. Pour abandonner la saisie, cliquez sur Annuler.
| Champ | Obligatoire | Règle |
|---|---|---|
| Nom du camp | Oui | De 3 à 200 caractères. Affiché aux parents. |
| Description | Oui | Au moins 10 caractères. Visible par les parents. |
| Type de camp | Oui | Choisi parmi les types actifs. Il ne peut plus être changé après la création. |
| Statut de publication | Non | Brouillon par défaut. À la création, seuls Brouillon et Publié sont proposés. |
| Date de début | Oui | Premier jour du camp. |
| Date de fin | Oui | Dernier jour du camp, égal ou postérieur au premier. |
| Lieu principal | Oui | Au moins 3 caractères. |
| Capacité maximale | Oui | De 1 à 200 enfants. |
| Prix total du camp (XPF) | Oui | Prix pour toute la durée du camp, positif ou nul. |
| Âge minimum | Non | Âge en années révolues au premier jour du camp. Vide : aucune limite. |
| Âge maximum | Non | Âge inclus. Vide : aucune limite. |
| Date limite d’inscription | Oui | Au plus tard le jour du début du camp. |
Attention : Les dates doivent être cohérentes, sinon l’enregistrement est refusé avec l’un de ces messages : « La date de fin doit être après ou égale à la date de début », ou « La date limite doit tomber au plus tard le jour du début. Passé ce jour, une inscription exige le droit de dérogation. »
À savoir : Le prix saisi est un forfait pour toute la durée du camp. L’application en déduit un prix par jour, affiché dans la fiche du camp.
Attention : Une tranche d’âge s’applique à tous : un enfant trop jeune ou trop âgé au premier jour du camp ne peut pas être inscrit, ni par sa famille ni par le personnel, même avec le droit « Déroger aux règles d’inscription ». L’âge minimum ne peut pas dépasser l’âge maximum.
Le formulaire ne permet pas de joindre une image ou un document au camp.
Dupliquer un camp
La duplication crée un nouveau camp à partir d’un camp existant. Elle est réservée à l’administrateur et aux membres du personnel ayant le droit « Créer ou dupliquer un camp ».
- Dans la liste des camps, cliquez sur le bouton à trois points de la colonne Actions, sur la ligne du camp à copier.
- Cliquez sur Dupliquer.
- Dans Nom du nouveau camp, modifiez le nom proposé (il se termine par « (copie) »).
- Si besoin, choisissez un autre Type de camp.
- Cliquez sur Dupliquer.
La copie reprend la description, le lieu, la capacité, les dates, la date limite d’inscription, la tranche d’âge et le prix. Elle est créée en Brouillon. Les inscriptions ne sont pas copiées.
À savoir : La copie garde les dates du camp d’origine. Pensez à les modifier avant de publier le nouveau camp.
Publier ou fermer un camp
Le statut de publication décide si les parents voient le camp. Il se change avec le droit « Modifier le camp ».
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Camp en préparation. Les parents ne le voient pas et ne peuvent pas y inscrire leurs enfants. |
| Publié | Camp visible par les parents dans leur catalogue. Les inscriptions sont possibles tant que l’état d’ouverture le permet (date limite, places, dates du camp). |
| Fermé | Le camp n’accepte plus de nouvelles inscriptions et n’est plus proposé dans le catalogue des parents. Les inscriptions déjà enregistrées sont conservées. |
| Annulé | Camp annulé avec l’action Annuler. Les parents ne le voient plus et aucune inscription n’est possible. Ce statut ne peut pas être choisi dans le formulaire. |
- Dans la liste des camps, cliquez sur le bouton à trois points de la colonne Actions, sur la ligne du camp.
- Cliquez sur Publier (camp en Brouillon) ou sur Fermer (camp en Brouillon ou Publié).
- Lisez le message de confirmation.
- Cliquez sur Confirmer.
Attention : La publication est refusée si les dates du camp ne sont pas cohérentes (fin avant le début, ou date limite après le premier jour). Corrigez-les avec Modifier, puis publiez.
Pour rouvrir un camp fermé ou annulé, ou remettre un camp en Brouillon, ouvrez Modifier et changez le Statut de publication. Le formulaire de modification propose Brouillon, Publié et Fermé.
À savoir : Fermer, rouvrir ou repasser un camp en Brouillon ne modifie aucune inscription existante.
Annuler un camp
Annulez un camp qui n’aura pas lieu. Le camp reste dans la liste, au statut Annulé : retrouvez-le avec le filtre Annulés. Cette action exige le droit « Modifier le camp ».
Attention : L’annulation est refusée tant qu’une inscription du camp est en attente, confirmée ou en liste d’attente. Annulez ou supprimez d’abord chaque inscription restante : l’onglet Inscriptions de la fiche du camp les liste toutes. Le chapitre consacré aux inscriptions détaille l’annulation d’une inscription et ses conséquences sur la facture.
- Dans la liste des camps, cliquez sur le bouton à trois points de la colonne Actions, sur la ligne du camp, puis sur Annuler. Vous pouvez aussi cliquer sur Annuler le camp en haut de la fiche du camp.
- Lisez le message de confirmation.
- Cliquez sur Annuler le camp pour confirmer, ou sur Retour pour renoncer.
Le message « Camp annulé avec succès » confirme l’annulation. Le camp disparaît du catalogue des parents et n’accepte plus aucune inscription, ni de la part des parents, ni de la part du personnel, même avec le droit « Déroger aux règles d’inscription ». Les actions Annuler et Annuler le camp ne sont plus proposées pour ce camp.
| Message | Cause | Que faire |
|---|---|---|
| « Impossible d’annuler ce camp : des inscriptions sont en attente, confirmées ou en liste d’attente. Annulez d’abord les inscriptions. » | Au moins une inscription du camp n’est pas annulée. | Annulez ou supprimez chaque inscription restante, puis recommencez. |
À savoir : Pour rouvrir un camp annulé par erreur, ouvrez Modifier et choisissez un autre Statut de publication (Brouillon, Publié ou Fermé).
Supprimer un camp
La suppression retire le camp des listes : il n’apparaît plus nulle part, même avec le filtre Annulés. Cette action exige le droit « Supprimer un camp ».
- Dans la liste des camps, cliquez sur le bouton à trois points de la colonne Actions, sur la ligne du camp, puis sur Supprimer. Vous pouvez aussi cliquer sur Supprimer en haut de la fiche du camp.
- Lisez le message de confirmation.
- Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Retour pour renoncer.
Le message « Camp supprimé avec succès » confirme la suppression. Si vous étiez sur la fiche du camp, la liste des camps s’affiche.
| Message | Cause | Que faire |
|---|---|---|
| « Impossible de supprimer ce camp : des inscriptions confirmées existent » | Au moins une inscription du camp est confirmée. | Annulez d’abord les inscriptions confirmées, ou annulez le camp plutôt que de le supprimer. |
Attention : L’application ne permet pas de restaurer un camp supprimé. Seules les inscriptions confirmées bloquent la suppression : les inscriptions en attente ou en liste d’attente ne l’empêchent pas. Pour garder une trace du camp dans la liste, préférez Annuler.
Comprendre l’état d’ouverture des inscriptions
Un camp publié n’est pas forcément ouvert aux inscriptions. L’application calcule un état d’ouverture à partir du statut, des dates (jour de Nouméa) et des places restantes. Cet état s’affiche aux parents dans leur catalogue et sur la fiche du camp. Le personnel le voit au moment de choisir le camp d’une nouvelle inscription (menu Gestion des camps > Inscriptions).
| État affiché | Situation | Conséquence |
|---|---|---|
| Non publié | Le camp est en Brouillon. | Aucune inscription par les parents. |
| Annulé | Le camp est au statut Annulé. | Aucune inscription, ni par les parents, ni par le personnel, même avec le droit « Déroger aux règles d’inscription ». |
| Terminé | Le dernier jour du camp est passé (camp publié ou fermé). | Les inscriptions ne sont plus possibles. |
| Inscriptions closes | Le camp est au statut Fermé. | Aucune nouvelle inscription par les parents. |
| Inscriptions closes | La date limite d’inscription est dépassée. Le jour de la date limite reste ouvert jusqu’à minuit. | Aucune nouvelle inscription par les parents. |
| Complet | Les inscriptions confirmées atteignent la capacité maximale. | Il n’y a plus de place : aucune nouvelle inscription par les parents. |
| Inscriptions ouvertes | Camp publié, non terminé, date limite non dépassée, places disponibles. | Les parents peuvent inscrire leurs enfants. |
À savoir : Seules les inscriptions confirmées occupent une place. Une inscription en attente ou en liste d’attente ne réduit pas les places restantes.
Attention : Lors d’une inscription saisie par le personnel, un camp qui n’est pas « Inscriptions ouvertes » ne peut être choisi qu’avec le droit « Déroger aux règles d’inscription ». Avec ce droit, le formulaire propose aussi les camps en Brouillon et Fermés, avec leur statut ; la mention « inscription réservée au droit de dérogation » signale ces camps. Un camp annulé n’est jamais proposé. Une inscription confirmée reste refusée quand le camp a atteint sa capacité.
Modifier un camp
L’administrateur et les membres du personnel ayant le droit « Modifier le camp » peuvent modifier un camp, quel que soit son statut.
- Dans la liste des camps, cliquez sur le bouton à trois points de la colonne Actions, puis sur Modifier. Vous pouvez aussi cliquer sur Modifier en haut de la fiche du camp.
- Modifiez les champs souhaités. Le Type de camp est grisé : il ne peut pas être changé.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
| Message | Cause | Que faire |
|---|---|---|
| « Capacité inférieure aux inscriptions confirmées » | La nouvelle capacité est plus petite que le nombre d’inscriptions confirmées. | Saisissez une capacité au moins égale au nombre d’inscrits confirmés. |
| « Des présences existent hors de cette période » | Des présences ont été pointées sur des jours qui sortiraient de la nouvelle période. | Choisissez une période qui contient tous les jours déjà pointés. |
| « La date limite doit tomber au plus tard le jour du début… » | La date limite d’inscription tombe après le premier jour du camp. | Avancez la date limite au premier jour du camp au plus tard. |
| « L’âge minimum ne peut pas dépasser l’âge maximum » | L’Âge minimum saisi est plus grand que l’Âge maximum. | Corrigez l’une des deux bornes, ou videz celle qui ne s’applique pas. |
À savoir : Une nouvelle tranche d’âge s’applique aux inscriptions saisies ensuite. Les inscriptions déjà enregistrées ne sont pas modifiées.
À savoir : La cohérence des dates n’est vérifiée que si vous changez une date ou si vous publiez le camp. Un ancien camp aux dates incohérentes reste modifiable tant que vous ne touchez pas à ses dates.
Attention : Un changement de tarif ou de dates modifie les montants calculés des inscriptions et des futures factures. Vérifiez les inscriptions du camp avant de modifier ces champs.
À savoir : Pour arrêter les inscriptions, fermez le camp. Pour le retirer de la vue des parents, repassez-le en Brouillon. Pour un camp qui n’aura pas lieu, utilisez Annuler ou Supprimer, décrits plus haut dans ce chapitre.
Consulter la fiche d’un camp
- Ouvrez le menu Gestion des camps > Camps.
- Cliquez sur le nom du camp, ou cliquez sur le bouton à trois points de la colonne Actions, puis sur Voir.
L’en-tête de la fiche affiche le nom et le lieu du camp, son statut de publication et le nombre d’inscrits confirmés sur la capacité. Selon vos droits, il propose aussi les boutons Enfants inscrits (PDF), Contacts, Modifier, Annuler le camp (sauf pour un camp déjà annulé) et Supprimer. Le bouton Retour ramène à la liste.
| Onglet | Contenu | Droit nécessaire |
|---|---|---|
| Détails | Dates (début, fin, durée, date limite d’inscription), capacité (inscrits, places restantes, taux de remplissage), tarifs (prix par jour, prix total), type, lieu, tranche d’âge, créateur et description. | « Consulter les camps » |
| Inscriptions (N confirmées) | Toutes les inscriptions du camp, quel que soit leur statut, avec leurs actions. Le nombre affiché dans le titre de l’onglet compte seulement les inscriptions confirmées. | « Consulter les inscriptions » |
| Présences | Feuille de présence du camp, jour par jour. Voir le chapitre consacré aux présences. | « Consulter les présences » |
À savoir : Dans l’onglet Détails, la ligne Tranche d’âge affiche par exemple « 6 à 10 ans », « 6 ans et plus » ou « jusqu’à 10 ans ». Elle indique « Aucune limite » quand le camp n’a ni âge minimum ni âge maximum.
Gérer les inscriptions et la liste d’attente d’un camp
L’onglet Inscriptions de la fiche liste toutes les inscriptions du camp, quel que soit leur statut. Pour chacune, il affiche l’enfant et son âge, le parent et son adresse e-mail, le montant, le statut et la date d’inscription.
- Ouvrez la fiche du camp, puis l’onglet Inscriptions.
- Dans Filtrer par statut, choisissez En attente, Confirmées, Liste d’attente ou Annulées.
- Pour retrouver une inscription, saisissez le nom de l’enfant ou du parent dans le champ de recherche, puis cliquez sur Rechercher.
- Ouvrez le menu de la ligne pour agir sur l’inscription.
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Inscription enregistrée, à valider par l’association. |
| Confirmée | Inscription validée. Elle occupe une place et l’enfant figure sur la feuille de présence. |
| Liste d’attente | Inscription enregistrée alors que le camp était complet, ou placée en liste d’attente par le personnel. |
| Annulée | Inscription annulée. Elle ne compte plus. |
| Action | Statut concerné | Droit nécessaire | Effet |
|---|---|---|---|
| Voir détails | Tous | « Consulter les inscriptions » | Ouvre l’inscription. |
| Valider | En attente | « Modifier une inscription » | Après confirmation, l’inscription passe à Confirmée. |
| Supprimer | En attente | « Supprimer une inscription » | Supprime l’inscription. Cette action est irréversible. |
| Annuler | Confirmée | « Annuler une inscription » | Ouvre l’annulation, avec ses conséquences sur la facture. |
| Créer facture | Confirmée, sans facture | « Créer une facture », « Émettre une facture » et « Consulter les factures » | Crée et émet la facture, puis l’ouvre. |
Une inscription arrive en liste d’attente quand le camp est complet au moment où elle est enregistrée (par exemple lors d’un import), ou quand le personnel choisit Liste d’attente comme Statut initial d’une nouvelle inscription.
À savoir : Quand une inscription du camp est annulée, l’inscription en liste d’attente la plus ancienne passe automatiquement à En attente. Validez-la ensuite avec Valider.
Le chapitre consacré aux inscriptions détaille la création, la modification et l’annulation d’une inscription.
Imprimer la liste des inscrits et récupérer les contacts des familles
Le bouton Enfants inscrits (PDF) de la fiche du camp ouvre, dans un nouvel onglet, la liste des enfants dont l’inscription est confirmée. Il exige les droits « Consulter les inscriptions » et « Consulter les enfants ».
- Colonnes : numéro, nom et prénom de l’enfant, sexe, âge au premier jour du camp, téléphone du parent principal, contact d’urgence.
- Indicateurs : Allergies, Régime, Nage, Lunettes, Vaccins, Image.
- Chaque indicateur vaut « Oui » ou « Non ». Un simple tiret signale une information non renseignée.
Le bouton Contacts rassemble les adresses e-mail et les téléphones des parents des enfants inscrits, sans doublon. Il exige les droits « Consulter les inscriptions » et « Consulter les parents ».
- Ouvrez la fiche du camp.
- Cliquez sur Contacts.
- Si besoin, cochez Inclure les inscriptions en attente et Inclure les contacts d’urgence (téléphone).
- Cliquez sur Copier à côté de la zone E-mails ou de la zone Téléphones.
- Collez le contenu dans votre messagerie ou votre outil d’envoi de SMS.
- Pour obtenir un tableau, cliquez sur Télécharger le CSV.
À savoir : Sans option cochée, seules les familles des inscriptions confirmées sont reprises. Les adresses e-mail sont séparées par un point-virgule, les téléphones sont écrits un par ligne. Le fichier CSV contient les colonnes Enfant, Contact, Lien, E-mail et Téléphone.
Attention : L’application n’envoie aucun message aux familles : elle prépare seulement les listes. Ces données sont personnelles : ne les transmettez qu’aux personnes qui en ont besoin.