Configurer votre association

Ouvrir les paramètres

Les paramètres sont réservés à l’administrateur de l’association. Le personnel ne voit pas ces écrans, quels que soient ses droits.

1. Dans le menu, repérez la section Gestion de la configuration.
2. Cliquez sur Paramètres.

Vous pouvez aussi ouvrir le menu de votre compte, en haut à droite (votre avatar), puis cliquer sur Paramètres. La page Configuration de l’entreprise s’ouvre. Elle regroupe cinq cartes : Informations de l’Organisation (avec le logo), Paramètres de Tarification, Export Comptable FEC, Espace des parents et Mentions Documents.

Renseigner l’identité, les coordonnées et le logo

La carte Informations de l’Organisation contient les informations affichées sur les factures et les documents officiels.

1. Ouvrez Paramètres.
2. Dans la carte Informations de l’Organisation, complétez ou corrigez les champs.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la carte.

Le bloc Logo de l’organisation, en haut de la carte, ajoute votre logo sur les factures et les documents officiels. Formats acceptés : PNG, JPG et SVG, 2 Mo au plus.

1. Dans le bloc Logo de l’organisation, glissez votre image dans la zone « Glissez une image ici », ou cliquez dans la zone pour choisir le fichier.
2. Attendez le message « Logo enregistré » : le logo est enregistré aussitôt, sans passer par Enregistrer les modifications.

Pour changer de logo, supprimez d’abord le logo actuel : cliquez sur la croix rouge en haut à droite de l’image, attendez le message « Logo supprimé », puis déposez la nouvelle image.

Régler la facturation, la taxe et la comptabilité

La carte Paramètres de Tarification règle les montants et les délais appliqués aux factures et aux avoirs.

La carte Export Comptable FEC prépare l’export du Fichier des Écritures Comptables. Elle rappelle les comptes utilisés : journal des ventes VE, compte clients 411000, et un compte de produits par type de camp (706000 par défaut).

1. Dans la carte Export Comptable FEC, saisissez votre numéro dans le champ SIREN (9 chiffres).
2. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les autres comptes se règlent ailleurs : le compte de produits de chaque type de camp dans Types de camp, le compte de chaque moyen de règlement dans Méthodes de Paiement.

Régler l’espace des parents et la page « Créer mon compte »

La carte Espace des parents rappelle d’abord comment accéder à l’espace de votre association, puis décide de ce que les parents peuvent faire eux-mêmes depuis leur espace.

En haut de la carte, deux informations en lecture seule sont toujours affichées, quel que soit le réglage des cases :

• Identifiant de l’espace : l’identifiant que les parents et le personnel saisissent sur la page de connexion.
• Lien d’accès : il ouvre la page de connexion avec l’identifiant de l’espace déjà rempli. Communiquez-le aux parents et au personnel.

1. Ouvrez Paramètres.
2. Dans la carte Espace des parents, à droite du Lien d’accès, cliquez sur Copier. Le message « Lien copié » s’affiche.
3. Collez le lien dans vos messages aux familles et au personnel, ou sur le site de votre association.

La carte contient ensuite deux cases à cocher.

1. Ouvrez Paramètres.
2. Dans la carte Espace des parents, cochez Page publique « Créer mon compte ».
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
4. Dans le cadre Lien à placer sur le site de l’association qui apparaît, cliquez sur Copier.
5. Collez le lien sur le site de votre association, ou dans vos messages aux familles.

Sur cette page, le parent saisit son nom, son prénom, son téléphone et son adresse e-mail, puis clique sur Créer mon compte. Il reçoit un e-mail avec un lien valable 48 heures pour choisir son mot de passe. Son compte n’est utilisable qu’après ce choix. Si l’adresse appartient déjà à un parent, celui-ci reçoit un lien pour choisir un nouveau mot de passe : aucun doublon n’est créé.

Ajouter des mentions sur les documents PDF

La carte Mentions Documents ajoute un texte libre aux documents PDF produits par l’application. Toutes les mentions sont facultatives : laissez un champ vide pour ne rien afficher.

1. Dans la carte Mentions Documents, saisissez le texte dans le champ voulu.
2. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
3. Générez un document du type concerné pour vérifier le rendu.

Gérer les types de camp

Un type de camp classe vos camps (par exemple « Multi-activités »). Chaque camp en a un, et le type fixe le compte de produits utilisé dans l’export comptable. Ouvrez le menu Gestion de la configuration > Types de camp.

1. Cliquez sur Ajouter un type de camp.
2. Saisissez le Nom (2 à 100 caractères).
3. Ajoutez si besoin une Description (optionnel).
4. Saisissez si besoin le Code comptable FEC (optionnel) : 6 chiffres.
5. Cliquez sur Créer.

Pour modifier un type, cliquez sur l’icône crayon (Modifier) de sa ligne, changez les champs, puis cliquez sur Modifier. Un champ facultatif vidé est effacé.

1. Pour supprimer un type, cliquez sur l’icône corbeille (Supprimer) de sa ligne.
2. Dans la fenêtre « Supprimer ce type de camp ? », cliquez sur Supprimer.

Un type déjà utilisé ne se supprime pas, mais vous pouvez le retirer de l’usage en le désactivant. La colonne Statut indique « Actif » ou « Inactif ».

1. Dans la colonne Actions, cliquez sur le bouton Désactiver (icône d’interrupteur) de la ligne du type.
2. Dans la fenêtre « Désactiver ce type de camp ? », cliquez sur Désactiver. Pour renoncer, cliquez sur Annuler.
3. Pour remettre en service un type inactif, cliquez sur le bouton Réactiver de sa ligne, puis confirmez avec Réactiver.

• Deux types ne peuvent pas porter le même nom.
• Deux types ne peuvent pas avoir le même code comptable.
• Sans code comptable, le type utilise le compte de produits 706000.
• Un type utilisé par des camps ne peut pas être supprimé : le message « Impossible de supprimer un type utilisé par des camps » s’affiche.
• Un type inactif n’est plus proposé à la création d’un camp ni à l’import des camps. Les camps qui l’utilisent déjà le gardent.
• Un type utilisé par un camp « Brouillon » ou « Publié » ne peut pas être désactivé : le message « Impossible de désactiver un type utilisé par des camps actifs » s’affiche dans la fenêtre.
• Modifier un type ne change pas son statut.

Gérer les méthodes de paiement

Les méthodes de paiement sont les moyens de règlement proposés quand vous enregistrez un paiement. Ouvrez le menu Gestion de la configuration > Méthodes de Paiement. Les méthodes fournies par l’application portent le badge Système (par exemple Espèces, Chèque ou Virement bancaire).

1. Cliquez sur Ajouter une méthode de paiement.
2. Saisissez le Nom (2 à 100 caractères).
3. Ajoutez si besoin une Description (optionnel).
4. Saisissez si besoin le Code comptable (optionnel) : de 6 à 10 chiffres, par exemple 530000 pour la caisse ou 512000 pour la banque.
5. Cliquez sur Créer.

Pour modifier une méthode, y compris une méthode Système, cliquez sur l’icône crayon (Modifier) de sa ligne, changez les champs, puis cliquez sur Modifier.

1. Pour supprimer une méthode, cliquez sur l’icône corbeille (Supprimer) de sa ligne.
2. Dans la fenêtre « Supprimer cette méthode de paiement ? », cliquez sur Supprimer.

Pour ne plus proposer une méthode sans la supprimer, désactivez-la. La colonne Statut indique « Actif » ou « Inactif ».

1. Dans la colonne Actions, cliquez sur le bouton Désactiver (icône d’interrupteur) de la ligne de la méthode.
2. Dans la fenêtre « Désactiver cette méthode de paiement ? », cliquez sur Désactiver. Pour renoncer, cliquez sur Annuler.
3. Pour remettre en service une méthode inactive, cliquez sur le bouton Réactiver de sa ligne, puis confirmez avec Réactiver.

• Deux méthodes ne peuvent pas porter le même nom.
• Une méthode Système ne peut pas être supprimée : son bouton de suppression est grisé.
• Une méthode déjà utilisée par des paiements ne peut pas être supprimée.
• Sans code comptable, la colonne Code comptable affiche « Non défini ».
• Une méthode inactive n’est plus proposée pour enregistrer un paiement. Les paiements déjà enregistrés ne changent pas.
• Une méthode qui a servi à un paiement récent ne peut pas être désactivée : le message « Impossible de désactiver une méthode utilisée récemment » s’affiche, suivi du nombre de jours fixé par le réglage Inactivité moyens de paiement (jours) des Paramètres.
• Les méthodes Système se désactivent comme les autres, sauf la méthode « Avoir » : elle sert à imputer les avoirs sur les factures, son bouton Désactiver est grisé.
• Modifier une méthode ne change pas son statut.

Personnaliser le vocabulaire

Par défaut, l’application dit Parents, Enfants, Camps et Personnels. Vous pouvez remplacer ces quatre mots par ceux de votre association (par exemple Famille, Stagiaire, Session ou Animateur). Le nouveau mot s’affiche partout : menus, titres, boutons, messages et documents PDF, pour tous vos utilisateurs. Ouvrez le menu Gestion de la configuration > Vocabulaire.

1. Dans la carte de la catégorie à changer, cliquez sur l’un des Noms courants, ou saisissez votre mot dans Mot (au singulier).
2. Vérifiez le champ Au pluriel : l’application le propose, corrigez-le si besoin.
3. Si la question Devant ce mot, on écrit : apparaît, choisissez la bonne forme (« le » ou « l’ »).
4. Relisez les exemples de la carte et le panneau d’aperçu à droite, qui montre le menu, une page et des messages avec vos mots.
5. Cliquez sur Enregistrer pour toute l’association.

Le message « Vocabulaire mis à jour » confirme l’enregistrement. Vos utilisateurs voient les nouveaux mots d’ici 15 secondes. Tant que vous n’avez pas enregistré, Annuler les modifications remet l’écran dans son état enregistré.

• Le mot fait 40 caractères au plus.
• Écrivez le mot seul, sans « le », « la » ou « un ».
• Les signes < > / et \ sont refusés.
• Un même mot ne peut pas servir à deux catégories.
• Le mot « Inscription » est réservé et ne peut pas être choisi.
• Le genre n’est pas demandé : il est connu pour les mots courants. Un mot que l’application ne connaît pas est accordé au masculin.
• Si l’article proposé est faux, ouvrez Corriger l’article sous les champs pour l’inverser.

Pour revenir au mot par défaut d’une seule catégorie, cliquez sur Rétablir cette catégorie dans sa carte, puis confirmez. Pour tout rétablir, cliquez sur Revenir aux noms par défaut… en bas de l’écran, puis confirmez avec Revenir aux noms par défaut. Ces deux actions s’appliquent tout de suite à tous les utilisateurs.

Comprendre les modules activés par la plateforme

L’équipe de la plateforme active ou désactive les modules de chaque association (par exemple les présences, les factures, les avoirs ou l’export FEC). Vous ne pouvez pas les régler depuis vos paramètres.

• Quand un module est désactivé, ses entrées disparaissent du menu.
• Si vous ouvrez quand même l’une de ses pages, l’écran affiche « Fonctionnalité indisponible : Cet accès a été désactivé par le super administrateur. Vos données sont conservées. »
• Le menu se met à jour de lui-même, en quelques secondes, après un changement.