Espace parent

Découvrir votre accueil

Après la connexion, vous arrivez sur la page « Mon espace parent ». Le menu de gauche donne accès à Accueil, Camps Disponibles, Mes Enfants, Mes Inscriptions et Mes Factures.

• Trois raccourcis en haut de page : Mes enfants (ajouter un enfant ou mettre à jour sa fiche), Inscrire à un camp (comparer les dates et les tarifs) et Mes inscriptions (retrouver les confirmations et demandes).
• « Mes camps » : vos inscriptions classées en camps en cours, à venir et terminés, avec les dates et le statut. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l’inscription. Les inscriptions annulées n’y figurent pas.
• « À suivre » : le nombre d’inscriptions en attente, le Montant à régler en XPF et le nombre de factures en retard. Chaque carte ouvre la liste correspondante.
• « Vos demandes d’annulation en cours » : apparaît seulement si une demande attend la réponse du secrétariat.
• « Prochaines activités » : les prochains camps de l’association, avec le lien Voir les camps.

Ajouter un enfant ou vous inscrire vous-même

Chaque enfant à inscrire a sa fiche. Créez-la avant la première inscription.

1. Dans le menu, cliquez sur Mes Enfants.
2. Cliquez sur Ajouter un enfant.
3. Renseignez Prénom, Nom, Date de naissance et Genre (Garçon, Fille ou Autre). Ces quatre champs sont obligatoires.
4. Complétez la partie « Informations médicales » (voir « Renseigner les informations de santé »).
5. Si vous le souhaitez, indiquez un « Contact d’urgence » : Nom du contact, Téléphone et Lien de parenté (optionnel).
6. Cliquez sur Enregistrer l’enfant.

Vous pouvez aussi vous inscrire vous-même à une activité, si vous avez 18 ans révolus :

1. Dans Mes Enfants, cliquez sur Ajouter un enfant.
2. Sous le titre, cliquez sur le lien Ajouter un adulte.
3. Sur la page « Adulte autonome », renseignez Prénom, Nom, Téléphone, Date de naissance et Genre. Le champ Email de l’adulte est rempli avec l’adresse de votre compte et ne se modifie pas.
4. Cliquez sur Créer la fiche. Votre fiche s’ouvre et vous pouvez vous inscrire comme pour un enfant.

Renseigner les informations de santé

La partie « Informations médicales » de la fiche comporte quatre rubriques : Allergies, Médicaments, Conditions médicales et Régime alimentaire. Chaque rubrique a trois états possibles, affichés sous la rubrique (« État : … ») et sur la fiche.

Sous les rubriques, la partie Indicateurs propose quatre questions, chacune avec les réponses Oui, Non ou Non renseigné : « Sait nager », « Porte des lunettes », « Vaccinations à jour » et « Droit à l’image (photos, réseaux sociaux) ». Le champ Notes médicales supplémentaires accueille toute autre information utile.

Consulter, modifier une fiche et ajouter des documents

1. Dans Mes Enfants, cliquez sur Voir la fiche pour consulter les informations, la santé, l’historique des inscriptions et les documents.
2. Pour corriger la fiche, cliquez sur Modifier (depuis la liste ou depuis la fiche).
3. Modifiez les champs voulus : « Informations personnelles » (dont École (optionnel)), « Informations médicales » et « Contact d’urgence ».
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Le message « Enfant modifié avec succès » confirme l’enregistrement.

La partie « Parents associés » de la page de modification est en lecture seule : pour ajouter ou retirer un parent rattaché, adressez-vous à l’association.

La carte « Documents », en bas de la fiche et de la page de modification, permet de transmettre des pièces à l’association (certificat, attestation…).

1. Cliquez sur Ajouter un document PDF.
2. Glissez votre fichier dans la zone « Glissez un PDF ici », ou cliquez dans la zone pour le choisir sur votre appareil.
3. Attendez la fin du téléversement : le message « Document ajouté avec succès » s’affiche et le document rejoint la liste.

• Seuls les fichiers PDF de 5 Mo au maximum sont acceptés.
• Pour récupérer un document, ouvrez le menu d’actions de sa ligne, puis cliquez sur Télécharger.
• Vous ne pouvez pas supprimer un document transmis : demandez-le à l’association.
• Le bouton Fiche enfant (PDF) télécharge un récapitulatif de la fiche au format PDF.

Trouver un camp

Le menu Camps Disponibles présente les camps publiés par l’association. Par défaut, seuls les camps dont les inscriptions sont ouvertes s’affichent.

1. Dans le menu, cliquez sur Camps Disponibles.
2. Si besoin, renseignez un ou plusieurs filtres : Recherche (nom, description ou type de camp), Lieu, Enfant, Période : à partir du, Période : jusqu’au et Disponibilité.
3. Cliquez sur Filtrer. Le nombre de résultats s’affiche à droite.
4. Pour tout effacer, cliquez sur Réinitialiser les filtres.
5. Cliquez sur Découvrir et inscrire (ou Voir la fiche si les inscriptions ne sont pas ouvertes) pour ouvrir le camp.

• Le filtre Enfant n’affiche que les camps auxquels cet enfant peut participer compte tenu de son âge.
• Le filtre Disponibilité propose Inscriptions ouvertes (par défaut) ou Tout afficher (clos, complets, terminés).
• Vos filtres sont conservés quand vous revenez de la fiche d’un camp avec le bouton Tous les camps.

Chaque camp indique son tarif pour toute sa durée, ses dates, son lieu, la date limite d’inscription (incluse), la tranche d’âge éventuelle et, s’il est ouvert, le nombre de places disponibles.

Inscrire un enfant à un camp

L’inscription se fait depuis la fiche d’un camp dont les inscriptions sont ouvertes, en trois étapes : « Enfant », « Camp et conditions » et « Récapitulatif ». Elle vaut pour toute la durée du camp.

1. Ouvrez le camp depuis Camps Disponibles, puis cliquez sur Inscrire mon enfant (ou faites défiler jusqu’à la carte « Inscription au camp »).
2. Étape « Enfant » : sous Sélectionner un enfant, cochez l’enfant à inscrire. Sous chaque nom s’affiche « Éligible », « Non éligible » avec son âge au premier jour, ou « Aucune limite d’âge ».
3. Cliquez sur Suivant.
4. Étape « Camp et conditions » : vérifiez la période, le Tarif forfaitaire et la date limite. Si nécessaire, décrivez dans Besoins spécifiques (optionnel) ce que l’équipe doit savoir.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Étape « Récapitulatif » : relisez l’enfant, le camp, la période, le tarif et vos besoins spécifiques. Le bouton Précédent permet de revenir en arrière sans perdre vos choix.
7. Cliquez sur Envoyer la demande d’inscription.

Le message « Demande d’inscription envoyée » confirme l’envoi et la page Mes inscriptions s’ouvre. Votre demande porte le statut « En attente » jusqu’à la confirmation par l’association. Si les places ont été prises entre-temps, elle est placée en « Liste d’attente » (message « Inscription sur liste d’attente »).

• Un enfant « Non éligible » ne peut pas être sélectionné : l’association refuse toute inscription hors de la tranche d’âge.
• Aucun enfant proposé ? Le lien Ajouter un enfant permet de créer sa fiche et de revenir au camp. Si ce lien n’apparaît pas, contactez l’association pour qu’elle crée la fiche.
• « Cet enfant est déjà inscrit à ce camp » : une inscription non annulée existe déjà pour cet enfant.
• « La date limite d’inscription est dépassée » : les inscriptions ont fermé pendant votre saisie.

Suivre vos inscriptions

1. Dans le menu, cliquez sur Mes Inscriptions.
2. Pour n’afficher qu’un statut, cliquez sur Toutes, En attente, Confirmées, Liste d’attente ou Annulées.
3. Cliquez sur Voir l’inscription pour ouvrir le détail : informations du camp, période, besoins spécifiques, enfant inscrit, tarification et dates d’inscription.
4. Si une facture a été émise pour cette inscription, cliquez sur Voir la facture.

Le détail d’une inscription indique aussi où en est le camp : « À venir », « En cours » ou « Terminé ».

Annuler une inscription

Selon la situation, l’annulation est immédiate, passe par une demande au secrétariat, ou n’est plus possible en ligne. L’application vous dit toujours dans quel cas vous êtes avant de confirmer.

1. Dans Mes Inscriptions, repérez l’inscription, ou ouvrez-la avec Voir l’inscription (carte « Annulation »).
2. Cliquez sur Annuler l’inscription ou, selon le cas, sur Demander l’annulation.
3. Lisez la fenêtre de confirmation : elle rappelle l’enfant, le camp et les conséquences.
4. Cliquez sur Oui, annuler l’inscription ou sur Envoyer la demande d’annulation. Pour renoncer, cliquez sur Non, garder l’inscription.

Après une annulation immédiate, le message « Inscription annulée » s’affiche. Après une demande, le message « Demande d’annulation transmise » s’affiche, l’inscription porte la mention « Demande d’annulation transmise au secrétariat » et la demande apparaît sur votre accueil jusqu’à son traitement.

Consulter et régler vos factures

1. Dans le menu, cliquez sur Mes Factures.
2. Pour filtrer, cliquez sur Toutes, Émises, En retard ou Payées.
3. Chaque facture affiche son total, le montant Déjà payé, le Solde et l’échéance. Cliquez sur Voir la facture pour le détail.
4. Cliquez sur Télécharger PDF pour obtenir la facture : elle s’ouvre dans un nouvel onglet, d’où vous pouvez l’enregistrer ou l’imprimer.

Le détail d’une facture présente ses lignes, l’historique des paiements enregistrés et la carte « État du paiement » : Montant total, Déjà payé, Avoirs imputés s’il y en a, et Reste à payer. Le reste à payer est égal au total, moins les paiements, moins les avoirs imputés.

1. Sur une facture émise ou en retard qui a un solde, cliquez sur Comment régler cette facture ? (ou ouvrez la facture et descendez à la carte « Règlement et document »).
2. Relevez les coordonnées du secrétariat : nom de l’association, adresse, téléphone et courriel, selon ce qu’elle a renseigné.
3. Cliquez sur Copier la référence, suivi du numéro de facture, pour copier ce numéro.
4. Contactez le secrétariat pour convenir du moyen de paiement, en indiquant cette référence.

Une fois votre paiement enregistré par l’association, il apparaît dans l’« Historique des paiements » de la facture et le solde se met à jour.