Qui peut suivre les présences
| Droit | Ce qu’il permet |
|---|---|
| « Consulter les présences » | Ouvrir la feuille de présence d’un camp, lire les statuts et le compteur, télécharger la liste de présence en PDF. |
| « Pointer les présences » | Choisir le statut de chaque enfant et utiliser le bouton Marquer présents les non renseignés. |
| « Supprimer un pointage » | Effacer le pointage d’un enfant pour le jour affiché, avec l’option Non renseigné. Ce droit ne sert qu’avec « Pointer les présences ». |
L’administrateur dispose de ces trois droits. Un membre du personnel n’a que ceux de son profil : sans « Pointer les présences », la feuille s’affiche en lecture seule.
À savoir : « Supprimer un pointage » est signalé comme sensible dans les profils de droits : l’effacement est définitif et l’application n’en garde pas trace.
Ouvrir la feuille de présence d’un camp
- Ouvrez le menu Gestion des camps > Camps.
- Sur la ligne du camp, cliquez sur le bouton à trois points de la colonne Actions.
- Cliquez sur Présences.
La fiche du camp s’ouvre directement sur l’onglet Présences. Depuis une fiche déjà ouverte, cliquez simplement sur l’onglet Présences.
À savoir : Seuls les enfants dont l’inscription est confirmée apparaissent sur la feuille, triés par nom de famille. Une inscription en attente ou en liste d’attente n’y figure pas : validez-la d’abord depuis l’onglet Inscriptions. Si aucune inscription n’est confirmée, la feuille affiche « Aucun enfant inscrit à ce camp ».
Choisir le jour à pointer
La feuille propose chaque jour du camp, du premier au dernier jour inclus. Le jour affiché est écrit en toutes lettres, suivi de sa position dans le camp, par exemple « (3/9) ».
- Repérez la date affichée au-dessus de la liste des enfants.
- Cliquez sur la flèche de droite (Suivant) pour passer au jour suivant.
- Cliquez sur la flèche de gauche (Précédent) pour revenir au jour précédent.
À savoir : La feuille s’ouvre toujours sur le premier jour du camp, et non sur la date du jour. Avancez jusqu’au jour voulu avant de pointer.
Comprendre les statuts de présence
| Statut | Signification | Compté présent | Symbole dans le PDF |
|---|---|---|---|
| Présent | L’enfant est présent. | Oui | X |
| En retard | L’enfant est arrivé en retard. | Oui | X* |
| Absent | L’enfant est absent. | Non | O |
| Excusé | L’enfant est absent, et son absence est justifiée. | Non | E |
| Non renseigné | Aucun statut n’a encore été choisi pour ce jour, ou le pointage a été effacé. | Non | Case vide |
Pointer un enfant
Cette action exige le droit « Pointer les présences ».
- Ouvrez la feuille de présence et choisissez le jour.
- Sur la ligne de l’enfant, ouvrez la liste déroulante de la colonne Statut (elle indique « Choisir » tant que rien n’est saisi).
- Choisissez Présent, Absent, En retard ou Excusé.
Le statut est enregistré dès que vous le choisissez : il n’y a pas de bouton d’enregistrement. Le badge du statut s’affiche à côté de la liste. Pour corriger, choisissez un autre statut.
Effacer un pointage
Si un enfant a été pointé par erreur, vous pouvez effacer son pointage du jour : il redevient « Non renseigné ». Cette action exige les droits « Pointer les présences » et « Supprimer un pointage ».
- Ouvrez la feuille de présence et choisissez le jour.
- Sur la ligne de l’enfant, ouvrez la liste déroulante de la colonne Statut.
- Choisissez Non renseigné.
Le pointage est effacé aussitôt, sans demande de confirmation. Le badge du statut disparaît, le compteur du jour et la liste de présence en PDF en tiennent compte.
À savoir : L’option Non renseigné n’apparaît que pour un enfant déjà pointé ce jour-là. Sans le droit « Supprimer un pointage », elle n’est pas proposée : choisissez alors le statut qui correspond à la situation.
Marquer présents les enfants non renseignés
Le bouton Marquer présents les non renseignés pointe en une fois comme présents tous les enfants qui n’ont encore aucun statut pour le jour affiché. Le nombre entre parenthèses sur le bouton indique combien d’enfants sont concernés. Il exige le droit « Pointer les présences ».
- Ouvrez la feuille de présence et choisissez le jour.
- Pointez d’abord, un par un, les enfants absents, en retard ou excusés.
- Cliquez sur Marquer présents les non renseignés.
- Vérifiez le message qui indique le nombre de présences pointées.
À savoir : Le bouton ne remplace jamais un statut déjà saisi : un enfant pointé Absent, En retard ou Excusé le reste. Vous pouvez donc l’utiliser avant ou après avoir pointé les cas particuliers.
- Quand tous les enfants du jour ont un statut, le bouton est grisé.
- Le message donne le nombre d’enfants réellement pointés, par exemple « 12 présences pointées », ou « Aucune présence pointée ».
- Si une autre personne a pointé un enfant au même moment, son statut est conservé et le message le précise, par exemple « 1 pointage saisi entre-temps, conservé. ».
Lire le compteur du jour
Au-dessus de la liste, le compteur affiche le nombre d’enfants présents sur le nombre d’enfants de la feuille, par exemple « 18/20 présents ». Il se met à jour à chaque pointage.
- Les statuts Présent et En retard comptent comme présents.
- Les statuts Absent et Excusé, et les enfants non renseignés, ne comptent pas.
- Le compteur porte uniquement sur le jour affiché.
Télécharger la liste de présence en PDF
Le bouton Télécharger PDF de la feuille de présence ouvre, dans un nouvel onglet, la liste de présence du camp. Il suffit du droit « Consulter les présences ».
- Une ligne par enfant dont l’inscription est confirmée.
- Une colonne par jour du camp, avec le jour de la semaine et la date.
- Le statut de chaque jour sous forme de symbole : X pour Présent, X* pour un retard, O pour Absent, E pour Excusé, case vide si rien n’est renseigné. La légende figure en haut du document.
- Une colonne Signature à remplir sur papier.
À savoir : Le PDF reprend les pointages enregistrés au moment du téléchargement. Imprimez-le avant le camp pour un pointage sur papier, ou après pour garder une trace.
Présences et modification des dates du camp
Les jours de la feuille suivent les dates du camp. Si vous modifiez la date de début ou de fin, la feuille s’adapte à la nouvelle période.
Attention : Une modification des dates est refusée avec le message « Des présences existent hors de cette période » si des enfants ont déjà été pointés sur des jours qui sortiraient de la nouvelle période. Choisissez une période qui contient tous les jours déjà pointés.