Les trois rôles
Chaque compte a un rôle, choisi à sa création : Administrateur, Personnel ou Parent. Le rôle décide de l’espace qui s’ouvre à la connexion. Pour un compte du personnel, un profil de droits précise ensuite ce que la personne peut consulter et faire.
| Rôle | Pour qui | Ce que le compte voit et peut faire |
|---|---|---|
| Administrateur | Direction, responsables de gestion | Tout le menu, y compris la rubrique Gestion de la configuration (Paramètres, Comptes, Profils de droits, Types de camp, Méthodes de Paiement, Vocabulaire, Export FEC). Il dispose de tous les droits. Il est le seul à créer des comptes, à gérer les profils de droits et à consulter l’historique des habilitations. |
| Personnel | Salariés et bénévoles qui gèrent l’activité au quotidien | Le Tableau de Bord, puis uniquement les pages que son profil de droits autorise (parents, enfants, personnels, camps, inscriptions, factures, paiements, avoirs, remboursements, export FEC). Jamais les comptes, les profils de droits ni les paramètres de l’association. |
| Parent | Familles | L’espace famille : Accueil, Camps Disponibles, Mes Enfants, Mes Inscriptions, Mes Factures. Un compte parent n’a pas de profil de droits. |
À savoir : Le rôle se choisit à la création du compte et ne se modifie plus ensuite depuis l’écran. Pour donner plus ou moins de possibilités à un membre du personnel, changez son profil de droits, pas son rôle. Les rôles Parent et Personnel s’affichent avec le vocabulaire de votre association (par exemple « Famille » ou « Animateur ») ; Administrateur ne change pas.
Créer un compte
Seul un administrateur peut créer un compte du personnel ou un compte administrateur. Pour un membre du personnel, passez de préférence par la liste des personnels : le formulaire propose un mot de passe généré. Pour un administrateur, passez par l’écran Comptes.
À savoir : Un compte du personnel exige un profil de droits, et aucun profil n’est choisi d’office. Si votre association n’a encore aucun profil, le formulaire l’indique et propose le lien Créer un profil de droits : créez d’abord le profil (voir « Créer et modifier un profil de droits »).
Pour créer un compte du personnel :
- Ouvrez le menu Gestion des utilisateurs > Personnels, puis cliquez sur Ajouter un membre.
- Renseignez Prénom, Nom et Email. Le champ Téléphone (optionnel) peut rester vide.
- Choisissez le Profil de droits du membre dans la liste. Sous la liste, le nombre de droits accordés par le profil s’affiche.
- Cliquez sur Générer un mot de passe, ou saisissez un mot de passe d’au moins 8 caractères avec une majuscule, une minuscule et un chiffre. Le mot de passe reste lisible : copiez-le avec le bouton de copie placé à côté du champ.
- Cliquez sur Créer le compte.
- Dans la fenêtre Avez-vous noté le mot de passe ?, copiez ou notez le mot de passe, puis cliquez sur J’ai noté le mot de passe, créer le compte. Revenir au formulaire permet de corriger la saisie.
Pour créer un compte administrateur :
- Ouvrez le menu Gestion de la configuration > Comptes, puis cliquez sur Nouveau compte.
- Saisissez l’Email, qui sert à la connexion, le Nom d’affichage et le Mot de passe (8 caractères minimum, avec au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre).
- Dans Rôle, choisissez Administrateur.
- Cliquez sur Créer l’utilisateur.
Le même formulaire crée aussi un compte Personnel (il demande alors Prénom, Nom, Téléphone facultatif et Profil de droits) ou un compte Parent (Prénom, Nom et Téléphone obligatoires, Adresse, Ville et Code postal facultatifs). Une adresse déjà utilisée par un autre compte est refusée.
À savoir : L’application n’envoie pas d’email d’invitation à la création d’un compte du personnel ou d’un compte administrateur. Communiquez vous-même l’adresse de connexion et le mot de passe à la personne. Elle peut ensuite changer son mot de passe depuis Mon compte, dans le menu de son compte en haut à droite. En cas d’oubli, le lien Mot de passe oublié ? de la page de connexion lui envoie un lien par email.
Attention : Le mot de passe n’est plus jamais affiché après la création du compte. S’il est perdu, il faut le réinitialiser.
Modifier, réinitialiser ou désactiver un compte
L’écran Comptes (menu Gestion de la configuration > Comptes) liste les comptes actifs de l’association avec leur Nom, leur Email, leur Rôle et leur date de création (Créé le). Recherchez un compte par son nom ou son adresse, ou filtrez la liste avec Rôle (Tous les rôles, Parents, Personnels, Administrateurs). Réinitialiser efface les filtres. Les actions d’un compte s’ouvrent par le bouton à trois points en bout de ligne.
Pour modifier un compte :
- Dans Comptes, ouvrez le menu d’actions du compte, puis choisissez Modifier.
- Corrigez le Nom d’affichage et les informations du profil : prénom, nom, téléphone, et adresse pour un parent. L’Email et le Rôle ne sont pas modifiables sur cet écran.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
L’adresse de connexion d’un membre du personnel se change depuis sa fiche (voir « Fiches et documents du personnel »).
Pour réinitialiser un mot de passe :
- Dans Comptes, ou dans la liste des Personnels, ouvrez le menu d’actions du compte et choisissez Réinitialiser mot de passe.
- La fenêtre Réinitialiser le mot de passe rappelle le nom de la personne et annonce que ses connexions en cours seront fermées. Cliquez sur Réinitialiser pour confirmer, ou sur Annuler pour renoncer : rien n’est changé tant que vous n’avez pas confirmé.
- La fenêtre Mot de passe temporaire affiche le nouveau mot de passe. Cliquez sur Copier et fermer.
- Transmettez ce mot de passe à la personne. L’ancien ne fonctionne plus : elle devra se reconnecter avec le nouveau.
Attention : Le mot de passe temporaire n’est affiché qu’une fois. Copiez-le avant de fermer la fenêtre.
Le mot de passe d’un parent se réinitialise aussi depuis la liste des Parents ou sa fiche, avec la même confirmation (voir le chapitre « Parents et enfants »).
Un compte ne s’efface pas : le choix Supprimer le désactive. La personne ne peut plus se connecter et ses connexions en cours sont fermées. Un membre du personnel perd aussi son profil de droits. Les pièces comptables, les inscriptions et les documents sont conservés.
- Dans Comptes, ouvrez le menu d’actions du compte et choisissez Supprimer.
- Lisez le message de la fenêtre Confirmer la suppression : il décrit l’effet de la suppression selon le rôle du compte et les cas où elle est refusée.
- Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler pour renoncer.
| Rôle | Effet | Suppression refusée si |
|---|---|---|
| Parent | La fiche passe dans les Inactifs de la liste des parents et le compte est désactivé. Le parent est détaché des enfants qui ont un autre parent actif ; s’il en était le parent principal, un autre parent le devient. Aucune fiche d’enfant n’est archivée ; les inscriptions et les factures sont conservées. | Un de ses enfants a une inscription « Confirmée », ou il est le dernier parent actif d’un enfant encore actif. |
| Personnel | Le compte est désactivé, ses connexions en cours sont fermées et son profil de droits lui est retiré. La fiche n’apparaît plus dans la liste des Personnels. Ses documents et les camps qu’il a créés sont conservés, et ces camps gardent leur créateur. | Aucun refus propre au personnel : un membre qui a créé des camps se supprime comme les autres. |
| Administrateur | Le compte est désactivé et ses connexions en cours sont fermées. | Il s’agit du dernier administrateur actif de l’association. |
- Un compte administrateur ne se supprime pas depuis l’écran Comptes : le choix Supprimer n’y apparaît pas. Dans tous les cas, l’application refuse de retirer le dernier administrateur actif de l’association.
- Un parent se supprime selon les mêmes règles depuis Comptes que depuis la liste des Parents ou sa fiche. Une inscription « En attente » ne bloque pas sa suppression. Si le parent est le dernier parent d’un enfant, le message de refus nomme l’enfant : rattachez d’abord un autre parent à l’enfant, ou supprimez d’abord la fiche de l’enfant.
- Un membre du personnel se supprime de la même façon depuis Comptes, depuis la liste des Personnels ou depuis sa fiche.
Attention : Un compte désactivé disparaît des listes et ne peut pas être réactivé depuis votre espace. Pour le réactiver, contactez le support de la plateforme. Un compte du personnel réactivé repart sans aucun droit : affectez-lui ensuite un profil de droits.
Fiches et documents du personnel
Le menu Gestion des utilisateurs > Personnels ouvre la liste des membres du personnel : Membre, Contact (email et téléphone), Date création et Statut. Recherchez un membre par son nom, son email ou son téléphone : un numéro se cherche tel qu’il a été saisi, ou par ses seuls chiffres à partir de 3 chiffres (« 751234 » trouve « 75.12.34 »). Les colonnes de nom et de date se trient d’un clic.
- Ouvrez le menu d’actions d’un membre et choisissez Voir détails pour ouvrir sa fiche.
- La carte Informations du personnel reprend le nom, l’email, le téléphone, le rôle (avec le vocabulaire de votre association, par exemple « Personnel » ou « Animateur ») et la date de création du compte. Dans l’espace administrateur, la carte Profil de droits indique le profil du compte et le nombre de droits qu’il accorde.
- Pour corriger la fiche, cliquez sur Modifier (sur la fiche, ou dans le menu d’actions de la liste).
- Changez Prénom, Nom, Email ou Téléphone (optionnel), puis cliquez sur Enregistrer.
À savoir : L’adresse email est l’identifiant de connexion : seul un administrateur peut la changer. Pour un membre du personnel qui modifie une fiche, le champ Email est verrouillé.
Dans l’espace administrateur, la fiche propose aussi le bouton Supprimer, qui désactive le compte du membre comme le choix Supprimer de la liste des Personnels :
- Sur la fiche du membre, cliquez sur Supprimer.
- Lisez le message de la fenêtre Confirmer la suppression : « Le compte sera désactivé et ses connexions en cours seront fermées ; son profil de droits lui sera retiré. La fiche n’apparaîtra plus dans la liste des personnels. Les documents et les camps créés par ce personnel sont conservés. »
- Cliquez sur Supprimer. Le message Compte du personnel désactivé confirme l’opération et la liste des Personnels s’affiche.
La carte Documents de la fiche range les documents PDF du membre. Son bouton Fiche personnel (PDF) télécharge la fiche du membre au format PDF.
- Ouvrez la fiche du membre.
- Dans la carte Documents, glissez un fichier dans la zone Glissez un PDF ici, ou cliquez sur la zone pour choisir le fichier.
- Le document s’ajoute à la liste. Cliquez sur Télécharger pour l’ouvrir.
- Seuls les fichiers PDF sont acceptés, 5 Mo au maximum.
- Le bouton Supprimer d’un document ouvre la fenêtre Confirmer la suppression, qui rappelle le nom du fichier : « Le document « … » et son fichier seront supprimés. Cette action est irréversible. » Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler.
Un membre du personnel accède à ces écrans selon son profil : Consulter les fiches des personnels ouvre la liste, la fiche demande en plus Consulter les comptes, Modifier une fiche d’un personnel permet de corriger une fiche, et les droits de la rubrique Documents des personnels ouvrent la carte Documents. Créer un compte, réinitialiser un mot de passe et supprimer un compte du personnel restent réservés aux administrateurs.
Créer et modifier un profil de droits
Un profil de droits est une liste de droits cochés, par exemple « Secrétariat » ou « Animation ». Chaque compte du personnel porte un seul profil ; plusieurs comptes peuvent partager le même. Les profils se gèrent dans le menu Gestion de la configuration > Profils de droits, réservé aux administrateurs.
La liste affiche pour chaque profil son Nom, le nombre de Droits accordés, le nombre de Comptes qui l’utilisent et la date de la dernière modification (Modifié le), avec son auteur. La pastille Système signale un profil posé par l’application, la pastille Archivé un profil archivé. Le filtre État (Actifs, Archivés, Tous) n’apparaît que s’il existe un profil archivé.
À savoir : Il n’existe pas de profil par défaut. Une nouvelle association n’a aucun profil : créez-en au moins un avant de donner un accès au personnel. Les associations qui utilisaient ORDR avant l’arrivée des profils disposent du profil système « Personnel (droits d’origine) », qui reprend les droits que le personnel avait alors. Un profil système « Sans accès (à revoir) », sans aucun droit, peut aussi apparaître. Les profils système se modifient comme les autres.
Pour créer un profil de droits :
- Dans Profils de droits, cliquez sur Créer un profil de droits.
- Dans la carte Identité, saisissez le Nom du profil de droits (80 caractères au plus) et, si besoin, une Description. Deux profils actifs ne peuvent pas porter le même nom.
- Dans la carte Droits, cliquez sur le titre d’une rubrique pour l’ouvrir, ou sur Tout déplier. Chaque titre indique combien de droits sont cochés sur le total, et combien sont sensibles.
- Cochez les droits à accorder, ou cliquez sur Tout cocher pour toute la rubrique. Le bouton d’information en bout de ligne affiche la description du droit, ce qu’il nécessite et, pour un droit sensible, pourquoi il l’est.
- Vérifiez le nombre de droits accordés dans la barre du bas, puis cliquez sur Créer le profil de droits.
Certains droits en nécessitent d’autres. Cocher un droit coche aussi ceux dont il a besoin, et l’écran l’annonce sous le titre Droits. Décocher un droit dont d’autres dépendent affiche la liste des droits qui partiront avec lui : confirmez avec Retirer ce droit (ou Retirer ces droits), ou renoncez avec Garder les droits.
Attention : Les droits Créer un parent et Rattacher ou détacher les parents ne peuvent pas être accordés ensemble sans Gérer l’accès au compte d’un parent : réunis, ils permettraient d’ouvrir l’espace d’une famille à une adresse choisie. L’écran affiche alors Combinaison de droits refusée et bloque l’enregistrement. Accordez le troisième droit avec le bouton proposé, ou décochez l’un des deux.
Pour modifier un profil de droits :
- Dans Profils de droits, cliquez sur le nom du profil.
- Dans l’onglet Droits, changez le nom, la description ou les droits cochés.
- Cliquez sur Enregistrer. Annuler revient à la liste sans rien enregistrer.
La modification s’applique à tous les comptes qui utilisent ce profil. Pour partir d’un profil existant, cliquez sur Dupliquer sur sa fiche, ou sur l’icône de copie de sa ligne dans la liste : le nouveau profil reprend ses droits et se nomme « Copie de » suivi du nom d’origine, que vous pouvez changer.
À savoir : Si un autre administrateur enregistre le même profil pendant que vous le modifiez, rien n’est écrasé. L’écran affiche Un autre administrateur a modifié ce profil de droits et détaille les changements de chaque côté. Choisissez Appliquer la fusion, Recharger sans mes modifications ou Continuer sans fusionner, puis enregistrez.
Un profil ne se supprime pas : il s’archive. Un profil archivé n’est plus proposé et ne peut plus être affecté. Il reste consultable en lecture seule et peut être dupliqué.
- Ouvrez la fiche du profil et cliquez sur Archiver.
- Si des comptes actifs l’utilisent encore, choisissez le Profil de droits de remplacement, puis lisez les droits que ces comptes perdent et gagnent.
- Cliquez sur Confirmer l’archivage.
À savoir : Pour archiver un profil encore utilisé, il faut au moins un autre profil actif pour le remplacer. Les comptes désactivés qui portaient ce profil en sont simplement détachés.
Les droits disponibles
L’éditeur range les droits en quinze rubriques. Les libellés suivent le vocabulaire de votre association ; ils sont donnés ici avec les termes par défaut.
| Rubrique | Droits | Dont droits sensibles (catégorie) |
|---|---|---|
| Parents | Consulter les parents ; Créer un parent ; Modifier le parent ; Supprimer un parent ; Gérer l’accès au compte d’un parent ; Exporter les parents ; Importer les parents | Gérer l’accès au compte d’un parent (Accès aux comptes) ; Importer les parents (Accès aux comptes) |
| Enfants | Consulter les enfants ; Créer un enfant ou un adulte ; Modifier l’enfant ; Supprimer un enfant ; Rattacher ou détacher les parents ; Exporter les enfants ; Importer les enfants | Consulter les enfants (Santé) ; Rattacher ou détacher les parents (Accès aux comptes) ; Exporter les enfants (Santé) ; Importer les enfants (Santé) |
| Documents des enfants | Consulter les documents des enfants ; Déposer un document d’un enfant ; Supprimer un document d’un enfant | Consulter les documents des enfants (Santé) |
| Camps | Consulter les camps ; Créer ou dupliquer un camp ; Modifier le camp ; Supprimer un camp ; Exporter les camps ; Importer les camps | Créer ou dupliquer un camp, Modifier le camp, Supprimer un camp, Importer les camps (Finances) |
| Présences | Consulter les présences ; Pointer les présences ; Supprimer un pointage | Supprimer un pointage (Finances) |
| Inscriptions | Consulter les inscriptions ; Inscrire un enfant ; Modifier une inscription ; Déroger aux règles d’inscription ; Annuler une inscription ; Supprimer une inscription ; Exporter les inscriptions ; Importer des inscriptions | Annuler une inscription (Finances) |
| Factures | Consulter les factures ; Créer une facture ; Modifier une facture brouillon ; Émettre une facture ; Supprimer une facture brouillon ; Envoyer une facture par email ; Changer le statut d’une facture | Tous sauf Modifier une facture brouillon et Envoyer une facture par email (Finances) |
| Avoirs | Consulter les avoirs ; Créer un avoir ; Émettre un avoir ; Annuler un avoir émis ; Supprimer un avoir brouillon ; Imputer un avoir sur une facture | Tous sauf Supprimer un avoir brouillon (Finances) |
| Paiements | Consulter les paiements ; Enregistrer un paiement ; Supprimer un paiement ; Consulter les moyens de paiement | Tous sauf Consulter les moyens de paiement (Finances) |
| Remboursements | Consulter les remboursements ; Rembourser un paiement ; Supprimer un remboursement | Tous (Finances) |
| Export FEC | Consulter et exporter le FEC | Consulter et exporter le FEC (Finances) |
| Personnels | Consulter les fiches des personnels ; Modifier une fiche d’un personnel | Aucun |
| Documents des personnels | Consulter les documents des personnels ; Déposer un document d’un personnel ; Supprimer un document d’un personnel | Consulter les documents des personnels (Données RH) |
| Comptes | Consulter les comptes | Consulter les comptes (Accès aux comptes) |
| Réglages | Consulter les réglages de l’association ; Consulter les types de camps | Les deux (Finances) |
Attention : Un droit sensible porte la pastille Sensible suivie de sa catégorie : Santé (informations médicales des enfants), Finances (facturation, paiements, tarifs), Accès aux comptes (possibilité d’agir sur l’accès d’une famille), Données RH (documents du personnel). Accordez-les seulement aux personnes qui en ont besoin. La barre d’enregistrement indique combien de droits sensibles le profil accorde, et tout changement de profil d’un compte les liste avant confirmation.
Certains droits ouvrent des actions précises à l’écran, et quelques opérations comptables demandent deux droits à la fois :
| Droit | Ce qu’il permet à l’écran | Conditions et droits associés |
|---|---|---|
| Supprimer un camp | Le choix Supprimer dans le menu de la ligne d’un camp et le bouton Supprimer de sa fiche. | Refusé s’il reste des inscriptions confirmées. Annuler un camp (Annuler dans le menu, Annuler le camp sur la fiche) relève de « Modifier le camp » et reste refusé tant qu’une inscription est en attente, confirmée ou en liste d’attente. |
| Supprimer un pointage | L’option Non renseigné dans la liste des présences d’un enfant déjà pointé : elle efface le pointage du jour. | Le pointage est supprimé définitivement, sans trace. |
| Changer le statut d’une facture | Le bouton Annuler la facture sur la fiche d’une facture émise ou en retard qui n’a reçu aucun règlement, avec confirmation. La facture passe au statut « Annulée » et ses inscriptions peuvent être facturées de nouveau. | Une facture déjà réglée, même en partie, ou qui porte un avoir ne s’annule pas ainsi : elle se corrige par un avoir. |
| Annuler une inscription | Annuler une inscription et rouvrir une inscription annulée. Sur la fiche d’une inscription, le bouton Refuser la demande refuse la demande d’annulation d’une famille, avec confirmation. | Une inscription déjà facturée demande en plus les droits d’avoir et de remboursement du cas. |
| Rembourser un paiement | Enregistrer un remboursement depuis le menu Remboursements. | Exige aussi « Émettre un avoir » : tout remboursement émet un avoir du même montant, qui compense la facture. |
| Émettre un avoir | Émettre un avoir brouillon. | Pour émettre un avoir « Remboursement immédiat » sur une facture déjà encaissée, quand une somme doit être rendue à la famille, il faut aussi « Rembourser un paiement ». |
| Supprimer un remboursement | Supprimer un remboursement : la facture est rétablie. | Exige aussi « Annuler un avoir émis » quand le remboursement porte un avoir, car sa suppression annule cet avoir. |
À savoir : Le profil « Personnel (droits d’origine) » n’inclut ni Consulter et exporter le FEC, ni les droits d’export et d’import : cochez-les si un membre en a besoin. Un droit qui porte la pastille Module désactivé reste enregistré dans le profil, mais n’a aucun effet tant que cette fonction est désactivée pour votre association.
Certains pouvoirs n’ont aucun droit à cocher et restent réservés aux administrateurs : créer et désactiver des comptes, réinitialiser le mot de passe d’un compte du personnel ou administrateur, gérer les profils de droits et l’historique des habilitations, modifier les paramètres, les types de camp, les méthodes de paiement et le vocabulaire.
Affecter un profil de droits à un membre du personnel
Le profil se choisit à la création du compte, puis se change à tout moment, depuis la fiche du membre ou depuis la fiche du profil. Un compte ne porte qu’un profil à la fois : affecter un nouveau profil remplace l’ancien.
Depuis la fiche du membre :
- Ouvrez le menu Gestion des utilisateurs > Personnels, puis choisissez Voir détails dans le menu d’actions du membre.
- Dans la carte Profil de droits, cliquez sur Changer de profil de droits, ou sur Affecter un profil de droits si le compte n’en a pas.
- Choisissez le Nouveau profil de droits.
- Lisez le résumé : droits perdus et droits gagnés, rubrique par rubrique, puis les droits sensibles gagnés avec leur catégorie.
- Cliquez sur Confirmer l’affectation.
Depuis la fiche du profil :
- Ouvrez le menu Gestion de la configuration > Profils de droits, puis cliquez sur le nom du profil.
- Ouvrez l’onglet Comptes. Il liste les comptes qui utilisent ce profil, avec la pastille Désactivé pour un compte désactivé.
- Cliquez sur Affecter un compte et choisissez le compte dans la liste Compte d’un personnel. Pour un compte déjà listé, cliquez sur Changer de profil de droits sur sa ligne.
- Lisez le résumé des droits perdus et gagnés, puis cliquez sur Confirmer l’affectation.
À savoir : Un changement de profil, comme la modification d’un profil, s’applique dès l’action suivante des personnes concernées, sans qu’elles aient à se reconnecter. Une action déjà engagée se termine normalement.
À savoir : Si le profil du compte a changé entre-temps, par exemple du fait d’un autre administrateur, la confirmation est refusée et les données sont rechargées : relisez le résumé, puis confirmez de nouveau.
Ce que voit le personnel : menu et accès refusé
Le menu d’un membre du personnel n’affiche que les pages que son profil lui permet d’ouvrir. Le Tableau de Bord est toujours présent. Dans les pages, les boutons suivent la même règle : une action n’est proposée que si le droit correspondant est accordé.
| Entrée du menu | Droit nécessaire |
|---|---|
| Tableau de Bord | Aucun, toujours affiché |
| Parents | Consulter les parents |
| Enfants | Consulter les enfants |
| Personnels | Consulter les fiches des personnels |
| Camps | Consulter les camps |
| Inscriptions | Consulter les inscriptions |
| Factures | Consulter les factures |
| Paiements | Consulter les paiements |
| Avoirs | Consulter les avoirs |
| Remboursements | Consulter les remboursements |
| Export FEC | Consulter et exporter le FEC |
Si un membre ouvre une page sans en avoir le droit, par un lien ou un favori, l’écran Accès refusé s’affiche : « Votre profil de droits ne vous donne pas accès à cette page. » Il nomme le ou les droits manquants, indique les administrateurs à contacter et propose Retour à l’accueil.
- Fonction désactivée : le membre a bien le droit, mais la fonction est désactivée pour votre association.
- Vérification impossible : les droits n’ont pas pu être vérifiés sur le moment ; il suffit de réessayer un peu plus tard.
- Un compte sans aucun droit utilisable arrive sur un accueil Bienvenue qui lui explique la situation et lui donne le nom des administrateurs à contacter.
À savoir : Quand un membre vous signale un accès refusé, ajoutez le droit manquant à son profil ou affectez-lui un autre profil. Modifier un profil change les droits de tous les comptes qui le partagent : en cas de doute, dupliquez-le et affectez la copie à ce seul membre.
Historique des habilitations
L’historique des habilitations garde la trace des changements d’accès : qui a changé quoi, et quand. Il est réservé aux administrateurs. Ouvrez-le avec le bouton Historique de la liste des Profils de droits, ou avec le bouton Historique de la fiche d’un profil : la liste est alors filtrée sur ce profil.
Chaque ligne indique la Date et l’Événement : le nom et le rôle de son auteur au moment des faits, une phrase qui décrit le changement et, si besoin, le détail (droits ajoutés ou retirés, ancien et nouveau profil, nombre de lignes importées). Les événements sont affichés du plus récent au plus ancien.
- Profils de droits : création (copie comprise), modification du nom, de la description ou des droits, archivage avec réaffectation des comptes, profils posés par le système.
- Comptes : création, changement de profil de droits, changement de rôle, changement d’adresse de connexion, réinitialisation ou changement de mot de passe, désactivation et réactivation.
- Liens entre enfants et parents : rattachement et détachement, car ils ouvrent l’espace famille.
- Imports et exports de données : la liste concernée et le nombre de lignes, jamais leur contenu.
- Le journal lui-même : les suppressions automatiques d’anciens événements.
L’historique ne contient ni mot de passe, ni adresse email. Les opérations courantes (inscriptions, factures, paiements) et les tentatives refusées n’y figurent pas.
- Dans Afficher, choisissez Tous les événements, Profils de droits, Comptes, Liens entre enfants et parents, Imports et exports de données ou Journal lui-même.
- Cliquez sur Réinitialiser pour revenir à la liste complète.
- Les 50 événements les plus récents s’affichent d’abord : cliquez sur Afficher les événements plus anciens pour remonter dans le temps.
Attention : Les événements sont conservés 60 jours par défaut, puis supprimés automatiquement. Chaque suppression laisse une ligne « Le système a supprimé … du journal » qui indique le nombre d’événements et la durée de conservation appliquée. Si vous devez garder une trace plus longue d’un changement, relevez-la avant ce délai.