À quoi sert l’export FEC
Chaque opération de facturation enregistrée dans l’application produit automatiquement des écritures comptables : émission d’une facture ou d’un avoir, paiement, imputation d’un avoir, remboursement. L’export FEC (Fichier des Écritures Comptables) rassemble dans un fichier normalisé toutes les écritures d’une période. Vous le transmettez à votre cabinet comptable ou l’importez dans un logiciel comptable compatible.
- Journal VE (« Journal de ventes ») : émission des factures et des avoirs.
- Journal BQ (« Journal de banque ») : paiements, imputations d’avoirs de crédit futur et remboursements immédiats (y compris ceux enregistrés à l’émission d’un avoir « Remboursement immédiat »).
À savoir : Le fichier ne contient que les écritures produites par la facturation de l’application. Les brouillons (factures en « Devis », avoirs en « Brouillon ») n’en produisent aucune : ils n’apparaissent pas dans l’export.
Qui peut exporter et où trouver l’écran
| Profil | Accès | Chemin |
|---|---|---|
| Administrateur | Toujours, si le module Export FEC est activé pour l’association. | Menu Gestion de la configuration > Export FEC |
| Personnel | Seulement avec le droit « Consulter et exporter le FEC ». | Menu Gestion des factures > Export FEC |
Attention : Le droit « Consulter et exporter le FEC » donne accès à l’ensemble des écritures comptables de l’association. Il n’est pas accordé par le profil d’origine du personnel : l’administrateur doit le cocher explicitement dans le profil de droits concerné.
Générer et télécharger le fichier
- Ouvrez l’écran Export FEC : la page « Export Comptable FEC » s’affiche.
- Dans la carte Paramètres d’export, renseignez la Date de début de la période.
- Renseignez la Date de fin de la période.
- Vérifiez le champ SIREN (optionnel) : il est prérempli avec le SIREN que l’administrateur a enregistré dans Paramètres, carte Export Comptable FEC. Vous pouvez le corriger pour cet export seulement.
- Cliquez sur Générer et télécharger le fichier FEC. Le bouton affiche « Génération en cours... » pendant le traitement.
- Enregistrez le fichier proposé par votre navigateur.
La période comprend la date de début et la date de fin. Un SIREN saisi sur cet écran sert uniquement à nommer le fichier : il n’est pas enregistré dans les paramètres.
Une fois le fichier généré, un message récapitule l’export :
| Ligne du message | Signification |
|---|---|
| « Export réussi ! » et le nombre d’écritures exportées | Nombre de lignes d’écriture contenues dans le fichier. |
| Total débits | Somme des montants au débit, en XPF. |
| Total crédits | Somme des montants au crédit, en XPF. |
| Balance | Différence entre débits et crédits. Elle doit être de 0 XPF. |
| Fichier | Nom du fichier téléchargé. |
| Message | Que faire |
|---|---|
| Aucune écriture comptable trouvée pour cette période | Vérifiez les dates (la date de début doit précéder la date de fin) et que des factures ont bien été validées ou des paiements enregistrés sur la période. |
| Balance comptable déséquilibrée | Le fichier n’est pas produit. Contactez le support de la plateforme en précisant la période. |
| SIREN invalide (9 chiffres) | Corrigez le SIREN : il compte exactement 9 chiffres. |
Attention : Sans SIREN, l’export reste possible, mais le message le signale : « Aucun SIREN renseigné : le fichier ne porte pas le nom attendu par l’administration (SIRENFECAAAAMMJJ.txt). »
Ce que contient le fichier
Le fichier reprend toutes les écritures dont la date tombe dans la période. Chaque opération produit les écritures suivantes, à la date indiquée :
| Opération | Journal | Écritures | Date de l’écriture |
|---|---|---|---|
| Validation d’une facture | VE | Débit 411000 (Clients) pour le total TTC ; crédit du compte de produits pour le montant HT ; crédit 4457 pour la TGC si elle n’est pas nulle. | Date d’émission de la facture, c’est-à-dire le jour de sa validation. |
| Émission d’un avoir « Remboursement immédiat » | VE | Débit du compte de produits (et 4457 si TGC) ; crédit 411000. | Date d’émission de l’avoir, c’est-à-dire le jour de son émission. |
| Remboursement enregistré à l’émission d’un avoir « Remboursement immédiat » (si de l’argent encaissé est rendu) | BQ | Débit 411000 ; crédit du compte de trésorerie de la méthode choisie à l’émission (espèces, chèque ou virement). | Jour de l’émission de l’avoir. |
| Émission d’un avoir « Crédit pour future inscription » | VE | Débit du compte de produits (et 4457 si TGC) ; crédit 4191. | Date d’émission de l’avoir, c’est-à-dire le jour de son émission. |
| Paiement | BQ | Débit du compte de trésorerie de la méthode de paiement ; crédit 411000. | Date de paiement saisie. |
| Imputation d’un avoir de crédit futur sur une facture | BQ | Débit 4191 ; crédit 411000. | Date de l’imputation. |
| Remboursement du menu Remboursements : avoir émis en même temps | VE | Débit du compte de produits (et 4457 si TGC) ; crédit 411000 pour un remboursement immédiat, 4191 pour un crédit futur. | Jour de l’enregistrement du remboursement. |
| Remboursement immédiat du menu Remboursements | BQ | Débit 411000 ; crédit du compte de trésorerie de la méthode du paiement d’origine. | Date de remboursement saisie. |
| Annulation ou suppression (avoir, paiement, remboursement…) | Journal d’origine | Écriture de contrepassation : les mêmes comptes, débit et crédit inversés. Les écritures d’origine sont conservées. | Date du jour de l’annulation. |
- Une facture ou un avoir de 0 XPF ne produit aucune écriture.
- Un remboursement en crédit futur ne produit pas d’écriture de banque : seul l’avoir émis à cette occasion figure au journal de ventes.
- La déduction d’un avoir « Remboursement immédiat » de sa facture ne produit pas d’écriture supplémentaire : l’émission de l’avoir a déjà crédité le compte 411000.
- Les lignes du compte 411000 portent un compte auxiliaire propre à chaque famille.
À savoir : La date d’émission d’une facture ou d’un avoir est le jour de sa validation ou de son émission (heure de Nouméa), et non le jour de création du devis ou du brouillon. Un devis créé en mars et validé en avril produit des écritures datées d’avril, qui entrent dans l’export d’avril. Le numéro de la facture ou de l’avoir, lui, reste celui attribué à la création.
Format et nom du fichier
- Fichier texte, extension .txt, encodé en UTF-8.
- Une ligne d’en-tête, puis une ligne par écriture (débit ou crédit).
- Colonnes séparées par une barre verticale « | ».
- Dates au format AAAAMMJJ.
- Montants avec deux décimales et une virgule, par exemple 15000,00.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| JournalCode | VE ou BQ. |
| JournalLib | « Journal de ventes » ou « Journal de banque ». |
| EcritureNum | Numéro de l’écriture : code du journal, date d’enregistrement et numéro d’ordre. |
| EcritureDate | Date de l’écriture. |
| CompteNum | Numéro de compte. |
| CompteLib | Libellé du compte : Clients, Ventes, TGC collectee, Tresorerie ou Avoirs - Credit futur. |
| CompAuxNum | Compte auxiliaire de la famille, sur les lignes du compte 411000. |
| CompAuxLib | Libellé du compte auxiliaire : « Client - » suivi du numéro de la pièce. |
| PieceRef | Numéro de la facture ou de l’avoir. Pour un paiement ou un remboursement : numéro de la facture. |
| PieceDate | Date de la pièce. |
| EcritureLib | Libellé : « Facture », « Avoir », « Paiement » ou « Remboursement » suivi du numéro de pièce, ou « Contrepassation » suivi du numéro de l’écriture annulée. |
| Debit | Montant au débit. |
| Credit | Montant au crédit. |
| EcritureLet | Vide (pas de lettrage). |
| DateLet | Vide. |
| ValidDate | Date de validation de l’écriture. |
| Montantdevise | Vide (tous les montants sont en XPF). |
| Idevise | Vide. |
| Cas | Nom | Exemple |
|---|---|---|
| SIREN renseigné | SIREN, puis « FEC », puis la date de fin de la période (AAAAMMJJ), extension .txt. | 123456789FEC20261231.txt |
| Sans SIREN | « FEC_ », date de début, « _ », date de fin, extension .txt. | FEC_20260101_20261231.txt |
Le nom avec SIREN suit la règle de l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales, comme l’indique l’écran. Le SIREN ne figure que dans le nom du fichier, pas dans son contenu.
Comptes utilisés et où les paramétrer
Les paramètres comptables se règlent dans l’espace administrateur, menu Gestion de la configuration. Seul l’administrateur y a accès.
| Compte | Usage | Où le paramétrer |
|---|---|---|
| 411000 Clients | Créances des familles. | Fixe : rappelé dans Paramètres, carte Export Comptable FEC. |
| Compte de produits (706000 par défaut), libellé « Ventes » | Chiffre d’affaires des factures et des avoirs. | Types de camp : champ Code comptable FEC (optionnel) de chaque type, 6 chiffres. Sans code, ou pour une ligne libre sans inscription, 706000 est utilisé. |
| 4457 « TGC collectee » | TGC des factures et avoirs, seulement si elle n’est pas nulle. | Fixe. Le taux se règle dans Paramètres, champ Taux de taxe (%). |
| 4191 « Avoirs - Credit futur » | Crédits des familles issus d’avoirs de crédit futur. | Fixe. |
| Compte de trésorerie, libellé « Tresorerie » | Encaissements et remboursements. | Méthodes de Paiement : champ Code comptable (optionnel) de chaque méthode, 6 à 10 chiffres. Sans code, 512000 est utilisé. |
| Méthode de paiement | Code comptable |
|---|---|
| Espèces | 530000 |
| Chèque | 511200 |
| Virement bancaire | 512000 |
| Carte bancaire | 511500 |
| Autre | 512000 |
Le SIREN se renseigne dans Paramètres, carte Export Comptable FEC, champ SIREN (9 chiffres), puis Enregistrer les modifications. Il préremplit ensuite l’écran d’export.
Attention : Un compte est inscrit dans l’écriture au moment de l’opération. Modifier un code comptable ne change que les écritures produites ensuite ; les écritures déjà passées gardent l’ancien compte. Faites valider vos codes par votre cabinet comptable avant de commencer à facturer.
Retrouver un export déjà généré
Chaque export est conservé. La carte Exports conservés, en bas de l’écran, liste les exports du plus récent au plus ancien, avec leur nom de fichier, leur date de génération, leur nombre d’écritures et leur empreinte SHA-256.
- Ouvrez l’écran Export FEC.
- Dans Exports conservés, cliquez sur le nom du fichier voulu : il est téléchargé à nouveau, à l’identique.
- Pour voir les exports plus anciens, cliquez sur Suivant ; pour revenir, cliquez sur Précédent.
À savoir : L’empreinte SHA-256 identifie le contenu exact du fichier. Elle permet de vérifier, plus tard, que le fichier remis au cabinet n’a pas été modifié.
Vérifications avant transmission au cabinet comptable
- Validez les devis et émettez les avoirs en brouillon qui relèvent de la période avant d’exporter : une facture ou un avoir est daté du jour de sa validation ou de son émission, et n’entre dans l’export que si ce jour tombe dans la période.
- Vérifiez que tous les paiements et remboursements de la période sont enregistrés, avec leur date réelle.
- Vérifiez qu’un code comptable est renseigné pour chaque type de camp et chaque méthode de paiement utilisés (sinon, 706000 et 512000 sont utilisés).
- Vérifiez que le SIREN est renseigné, pour que le fichier porte le nom réglementaire.
- Générez l’export et lisez le message : la Balance doit être de 0 XPF, et le nombre d’écritures et les totaux doivent être cohérents avec votre activité.
- Transmettez le fichier sans l’ouvrir ni le modifier dans un tableur, et notez son empreinte SHA-256 affichée dans Exports conservés.
Attention : Exporter une période ne la clôture pas. Des écritures peuvent encore y être ajoutées ensuite, par exemple un paiement ou un remboursement saisi avec une date passée. Un nouvel export de la même période reprend toutes ses écritures, y compris celles déjà transmises : indiquez au cabinet quel fichier remplace le précédent.