Parents et enfants | Documentation ORDR

Consulter les parents et le dossier d’une famille

Les parents sont les responsables des enfants : ce sont eux qui inscrivent, reçoivent les factures et se connectent à l’espace des familles. Ouvrez la liste par le menu Gestion des utilisateurs > Parents.

Le champ de recherche trouve un parent par son prénom, son nom, son adresse email ou l’un de ses numéros de téléphone (mobile, domicile ou professionnel). Un numéro se cherche tel qu’il a été saisi, ou par ses seuls chiffres à partir de 3 chiffres : « 751234 » trouve « 75.12.34 ».
Le filtre Statut affiche les parents Actifs (choix par défaut), Inactifs (fiches supprimées) ou Tous.
Les colonnes indiquent le nom, le contact (email et téléphone), le nombre d’enfants rattachés et le statut Actif ou Inactif.
Le bouton à trois points en fin de ligne ouvre les actions : Voir détails, Modifier, Réinitialiser mot de passe et Supprimer, selon vos droits.

La page Détails du parent regroupe ses informations personnelles, la date de création du compte, ses enfants (bouton Voir détails pour ouvrir chaque fiche) et le dossier de la famille.

Blocs du dossier de la famille
Bloc	Contenu	Droit nécessaire
Inscriptions	Chaque inscription de la famille avec le camp, l’enfant, les dates et le statut, et un lien vers l’inscription.	« Consulter les inscriptions »
Factures et soldes	Le solde à régler de la famille, puis chaque facture avec son total, le montant payé, le solde, son statut et un lien vers la facture.	« Consulter les factures »

À savoir : En haut de la liste, les boutons Exporter et Importer servent à traiter les parents en masse par fichier. L’administrateur les a toujours ; un membre du personnel les voit avec les droits « Exporter les parents » et « Importer les parents ». Voir le chapitre consacré à l’import et à l’export.

Créer un parent et lui ouvrir son compte

Créer un parent crée en même temps son compte de connexion à l’espace des familles. Il faut le droit « Créer un parent » (l’administrateur l’a toujours).

Ouvrez le menu Gestion des utilisateurs > Parents.
Cliquez sur Nouveau parent.
Renseignez les champs obligatoires : Prénom, Nom, Email et Téléphone Mobile.
Complétez si besoin Téléphone Domicile, Téléphone Professionnel, Employeur (optionnel), Fonction (optionnel) et la partie Adresse (optionnel) : Adresse, Ville, Code postal.
Laissez le champ Mot de passe (optionnel) vide, sauf si vous devez remettre vous-même un mot de passe au parent.
Cliquez sur Créer le parent. La fiche du parent s’ouvre.

Prénom et nom : 2 à 50 caractères.
Téléphone : 6 à 15 chiffres ; espaces, points et tirets admis.
Code postal : 5 chiffres.
L’email sert d’identifiant de connexion : il ne peut pas être déjà utilisé par un autre compte.

Attention : Aucun email n’est envoyé au parent lors de sa création. Pour activer son compte, le parent clique sur Mot de passe oublié ? sur la page de connexion et saisit son adresse : il reçoit un lien, valable 30 minutes, pour choisir son mot de passe. Prévenez-le de cette démarche.

Le champ Mot de passe (optionnel) n’apparaît qu’avec le droit sensible « Gérer l’accès au compte d’un parent ». Le mot de passe doit compter 8 caractères minimum, avec au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre. Vous le transmettez vous-même au parent.

À savoir : Un parent peut aussi créer son compte lui-même si votre association a ouvert la page publique « Créer mon compte » (menu Paramètres, carte Espace des parents).

Modifier un parent et gérer l’accès à son compte

Dans la liste des parents, ouvrez le menu à trois points de la ligne, puis cliquez sur Modifier (ou cliquez sur Modifier depuis la page Détails du parent).
Corrigez les informations voulues.
Cliquez sur Enregistrer. Le bouton reste inactif tant que rien n’a changé.

Attention : L’adresse Email est l’adresse de connexion du parent. Elle ne se modifie qu’avec le droit « Gérer l’accès au compte d’un parent ». La changer déconnecte aussitôt le parent, qui se reconnecte avec la nouvelle adresse, et le changement est inscrit au journal des habilitations.

Avec le droit « Gérer l’accès au compte d’un parent », vous pouvez aussi réinitialiser le mot de passe d’un parent qui n’arrive plus à se connecter, depuis sa fiche ou depuis la liste des parents.

Ouvrez la page Détails du parent.
Dans la carte Accès au compte, cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
La fenêtre Réinitialiser le mot de passe rappelle le nom du parent : cliquez sur Réinitialiser pour confirmer, ou sur Annuler pour renoncer.
Notez le mot de passe temporaire affiché, puis cliquez sur Copier et fermer.
Transmettez ce mot de passe au parent.

Attention : Le mot de passe temporaire n’est affiché qu’une seule fois. La réinitialisation remplace l’ancien mot de passe et ferme les connexions en cours du parent.

Depuis la liste des parents, le choix Réinitialiser mot de passe du menu à trois points ouvre la même fenêtre de confirmation : rien n’est changé tant que vous n’avez pas cliqué sur Réinitialiser.

Créer et modifier la fiche d’un enfant

Ouvrez la liste par le menu Gestion des utilisateurs > Enfants. Vous pouvez chercher un enfant par son nom ou par le nom ou l’email d’un de ses parents, et filtrer par tranche d’âge avec Filtrer par âge. Le menu à trois points de chaque ligne propose Voir détails, Voir / imprimer la fiche (PDF), Modifier et Supprimer, selon vos droits.

À savoir : Créez d’abord le ou les parents : un enfant doit être rattaché à au moins un parent existant dès sa création.

Cliquez sur Nouvel enfant (espace administrateur) ou Ajouter un enfant (espace du personnel).
Dans la carte Parents associés, cliquez sur Ajouter un parent.
Dans la fenêtre Rechercher un parent, tapez un nom ou une adresse email.
Choisissez le lien de parenté dans la liste à droite de la recherche (Mère, Père, Tuteur, Belle-mère, Beau-père, Grand-parent ou Autre ; Tuteur est proposé par défaut).
Cliquez sur Ajouter à côté du bon parent. Recommencez pour un deuxième ou un troisième parent.
Si besoin, cliquez sur Définir principal sur la carte du parent qui doit être le parent principal.
Dans Informations personnelles, renseignez Prénom, Nom, Date de naissance et Genre (Garçon, Fille ou Autre), et si vous le souhaitez École (optionnel).
Remplissez les Informations médicales et le Contact d’urgence (voir la section suivante).
Cliquez sur Créer l’enfant.

Un enfant a de 1 à 3 parents, dont exactement un parent principal.
Le premier parent ajouté devient principal ; vous pouvez changer ce choix avant d’enregistrer.
Le parent principal est utilisé par défaut pour la facturation et la communication.

Pour corriger une fiche, cliquez sur Modifier depuis la liste ou la page Détails de l’Enfant, puis sur Enregistrer les modifications. Un champ vidé est effacé de la fiche. Les parents ne se modifient pas sur cet écran : utilisez le lien Gérer les parents (voir plus bas).

À savoir : Droits du personnel : « Créer un enfant ou un adulte » pour créer, « Modifier l’enfant » pour modifier. Consulter les fiches demande « Consulter les enfants », un droit sensible car il donne accès aux informations médicales.

Renseigner les informations médicales et le contact d’urgence

La carte Informations médicales comporte quatre rubriques : Allergies, Médicaments, Conditions médicales et Régime alimentaire. Dans chacune, saisissez les éléments séparés par des virgules, ou cochez Aucun déclaré si la famille déclare expressément qu’il n’y en a pas. La ligne État sous la rubrique indique ce qui sera enregistré.

Les trois états d’une rubrique médicale
État affiché	Quand	Signification
Informations renseignées	Au moins un élément est saisi.	Les éléments saisis s’affichent sur la fiche.
Aucun déclaré	La case Aucun déclaré est cochée (le champ est alors vidé et verrouillé).	La famille ou l’équipe a confirmé qu’il n’y a rien à signaler.
Non renseigné	Le champ est vide et la case n’est pas cochée.	Personne ne s’est prononcé : ce n’est pas une absence confirmée.

Attention : Un champ laissé vide ne signifie jamais « aucun ». Pour affirmer qu’un enfant n’a pas d’allergie, cochez Aucun déclaré. Les anciennes fiches dont les rubriques sont vides restent « Non renseigné » jusqu’à cette confirmation.

La partie Indicateurs propose quatre questions, chacune à Oui, Non ou Non renseigné : Sait nager, Porte des lunettes, Vaccinations à jour et Droit à l’image (photos, réseaux sociaux). Le champ Notes médicales supplémentaires accueille toute autre précision utile.

Dans la carte Contact d’urgence, renseignez Nom du contact (2 caractères minimum), Téléphone et Lien de parenté. Ces champs sont facultatifs mais très utiles pendant le séjour.

À savoir : Les informations médicales n’apparaissent jamais dans la liste des enfants : elles se lisent sur la fiche, dans la fiche PDF et, pour les inscrits confirmés, dans la liste des inscrits du camp.

Gérer les parents rattachés à un enfant

Après la création, les parents d’un enfant se gèrent sur une page dédiée. Il faut le droit sensible « Rattacher ou détacher les parents » : un parent rattaché voit, depuis son espace, la fiche de l’enfant, ses documents et ses inscriptions.

Ouvrez la fiche de l’enfant en modification (Modifier).
Dans la carte Parents associés, cliquez sur le lien Gérer les parents.
Pour ajouter un parent, cliquez sur Ajouter un parent, recherchez-le, choisissez le lien de parenté, puis cliquez sur Ajouter.
Pour changer de parent principal, cliquez sur Définir comme principal sur la carte du parent voulu.
Pour détacher un parent, cliquez sur Retirer, puis sur Confirmer le retrait.

Un enfant ne peut pas avoir plus de 3 parents.
Le dernier parent ne peut pas être retiré : un enfant garde toujours au moins un parent.
Si vous retirez le parent principal, un autre parent rattaché devient principal automatiquement.
Retirer un parent supprime seulement le lien avec l’enfant : le compte du parent est conservé.

Inscrire un adulte autonome

Un adulte peut participer à une activité sans responsable légal : il est son propre payeur. Ce parcours crée sa fiche de participant et, si besoin, son compte famille. Il faut les droits « Créer un enfant ou un adulte » et « Créer un parent ».

Ouvrez le menu Gestion des utilisateurs > Enfants.
Cliquez sur Nouvel enfant ou Ajouter un enfant.
En haut de la page, cliquez sur le lien Inscrire un adulte autonome.
Renseignez tous les champs, obligatoires : Prénom, Nom, Email de l’adulte, Téléphone, Date de naissance et Genre.
Cliquez sur Créer la fiche. La fiche du participant s’ouvre.

Le parcours est réservé aux personnes de 18 ans révolus.
Si une fiche parent existe déjà avec cette adresse email, le participant y est rattaché.
Sinon, un compte famille est créé sans mot de passe : l’adulte l’active avec Mot de passe oublié ?, ou le secrétariat lui en définit un.
Le contact d’urgence de la fiche est rempli avec les nom et téléphone de l’adulte lui-même ; vous pouvez le modifier ensuite.

Attention : Si l’adresse email appartient déjà à un compte qui n’est pas celui d’un parent, la création est refusée avec le message « Un compte existe déjà avec cette adresse : vérifiez son profil parent ».

Ajouter et consulter les documents d’un enfant

La carte Documents de la fiche d’un enfant (page de détails et page de modification) rassemble les documents PDF déposés : certificats médicaux, vaccinations, autorisations.

Ouvrez la fiche de l’enfant.
Dans la carte Documents, cliquez sur Ajouter un document PDF.
Glissez le fichier dans la zone Glissez un PDF ici, ou cliquez dans la zone pour le choisir.
Attendez la fin du téléversement : le document apparaît dans la liste.

Seuls les fichiers PDF de 5 Mo au plus sont acceptés.
Le menu de chaque document propose Télécharger et, avec le droit correspondant, Supprimer. Une fenêtre Confirmer la suppression rappelle le nom du fichier : cliquez sur Supprimer pour confirmer.
Le bouton Fiche enfant (PDF) génère la fiche complète de l’enfant à imprimer.
Les parents peuvent aussi déposer des documents depuis leur espace, mais pas les supprimer.

Attention : Supprimer un document est définitif : le fichier est effacé. Droits du personnel : « Consulter les documents des enfants », « Déposer un document d’un enfant » et « Supprimer un document d’un enfant ».

Supprimer un parent ou un enfant

La suppression d’une fiche est un archivage : la fiche disparaît des listes courantes, mais l’historique est conservé. Aucune inscription, aucune facture ni aucun paiement n’est effacé. Aucun écran ne permet de restaurer une fiche supprimée : vérifiez avant de confirmer.

Ouvrez la fiche du parent ou de l’enfant, ou le menu à trois points de sa ligne dans la liste.
Cliquez sur Supprimer.
Lisez le message de la fenêtre Confirmer la suppression : il décrit l’effet de la suppression et les cas où elle est refusée.
Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler pour renoncer.

Effets et refus de la suppression
Fiche	Effet	Suppression refusée si
Parent	La fiche passe dans le filtre Inactifs et le compte est désactivé : le parent ne peut plus se connecter. Il est détaché des enfants qui ont un autre parent actif ; s’il en était le parent principal, un autre parent le devient. Aucune fiche d’enfant n’est archivée ; les inscriptions et les factures sont conservées.	Un de ses enfants a une inscription « Confirmée », ou il est le dernier parent actif d’un enfant encore actif.
Enfant	La fiche est archivée et disparaît de la liste des enfants ; les inscriptions et les factures sont conservées.	L’enfant a une inscription « Confirmée ».

Pour un parent, le message de la fenêtre est : « La fiche passera dans les Inactifs et le compte sera désactivé : plus aucune connexion possible. Le parent ne sera plus rattaché aux enfants qui ont un autre parent ; les inscriptions et les factures sont conservées. La suppression est refusée si un enfant a une inscription confirmée, ou si ce parent est le dernier parent rattaché à un enfant actif. » Pour un enfant : « La fiche sera archivée et n’apparaîtra plus dans la liste ; les inscriptions et les factures sont conservées. La suppression est refusée si cet enfant a une inscription confirmée. »

Une inscription « En attente » ou « Liste d’attente » ne bloque pas la suppression d’un parent.
La suppression d’un enfant ne touche pas à ses inscriptions « En attente » ou « Liste d’attente » : elles restent actives. Annulez-les avant de supprimer la fiche si elles n’ont plus lieu d’être.
Un parent déjà supprimé ne compte pas comme parent restant : si les deux parents d’un enfant actif sont supprimés l’un après l’autre, la seconde suppression est refusée.
Les mêmes règles s’appliquent quand un administrateur supprime le compte d’un parent depuis l’écran Comptes.

À savoir : Si la suppression d’un parent est refusée parce qu’il est le dernier parent d’un enfant, le message nomme l’enfant concerné. Rattachez d’abord un autre parent à l’enfant, ou supprimez d’abord la fiche de l’enfant. Un membre du personnel qui n’a pas le droit « Consulter les enfants » lit seulement : « Suppression impossible : la fiche est liée à d’autres éléments. Contactez une personne habilitée. » Droits nécessaires : « Supprimer un parent » ou « Supprimer un enfant ».