Consulter et filtrer les inscriptions
Une inscription relie un parent, un de ses enfants et un camp. Ouvrez la liste par le menu Gestion des camps > Inscriptions. Un membre du personnel a besoin du droit « Consulter les inscriptions ».
- Le champ de recherche trouve une inscription par le nom de l’enfant, le nom ou l’email du parent, ou le nom du camp.
- Filtrer par statut : Tous les statuts, En attente, Confirmées, Liste d’attente ou Annulées.
- Filtrer par camp : un camp précis, ou Tous les camps.
- Réinitialiser efface les filtres en cours.
- Dans l’espace du personnel, des compteurs résument le nombre d’inscriptions au total, en attente, confirmées, en liste d’attente et annulées.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Enfant | Nom et âge de l’enfant. |
| Parent | Nom, email et téléphone du parent qui a inscrit. |
| Camp | Nom et lieu du camp. |
| Montant | Tarif de l’inscription, en XPF. |
| Statut | Statut de l’inscription (voir plus bas). |
| Facture | Numéro et statut de la facture, ou « Non facturée ». Colonne visible avec le droit « Consulter les factures ». |
| Date | Date de création de l’inscription. |
Le bouton à trois points en fin de ligne ouvre les actions possibles pour cette inscription : Voir détails, puis, selon le statut et vos droits, Valider, Confirmer, Mettre en attente, Annuler, Supprimer et Créer facture.
À savoir : Les boutons Exporter et Importer de la liste servent à traiter les inscriptions en masse par fichier : voir le chapitre consacré à l’import et à l’export.
Créer une inscription pour une famille
Le personnel peut inscrire un enfant à la place de sa famille, avec le droit « Inscrire un enfant ». Le formulaire avance par choix liés : le parent, puis un enfant de ce parent, puis le camp. Chaque partie s’ouvre quand la précédente est remplie.
À savoir : Avant de commencer, vérifiez que la fiche du parent existe, que l’enfant y est rattaché et que le camp est publié. Avec le droit « Déroger aux règles d’inscription », un camp « Brouillon » ou « Fermé » est aussi proposé (voir « Règles d’inscription et dérogation »).
- Dans la liste des inscriptions, cliquez sur Nouvelle inscription.
- Partie Parent : tapez un nom dans Rechercher un parent, puis cochez le parent.
- Partie Enfant : cochez l’enfant à inscrire. Seuls les enfants rattachés à ce parent sont proposés.
- Partie Camp : cochez le camp. Chaque camp affiche son état d’ouverture, son lieu, ses dates, son tarif et la tranche d’âge acceptée. Un camp qui n’est pas au statut « Publié » affiche aussi son statut.
- Partie Statut et besoins : choisissez le Statut initial. En attente est proposé par défaut.
- Si besoin, renseignez Besoins spéciaux (optionnel) : régime, besoins médicaux particuliers.
- Vérifiez le Tarif forfaitaire affiché pour toute la durée du camp.
- Cliquez sur Créer l’inscription.
- Une partie déjà remplie se replie en résumé ; son bouton de modification (par exemple Modifier : parent) permet de revenir sur le choix.
- Changer de parent efface l’enfant et le camp choisis ; changer d’enfant efface le camp choisi.
- Le statut initial Confirmée n’est proposé qu’avec le droit « Déroger aux règles d’inscription ».
- Le champ Besoins spéciaux (optionnel) n’apparaît qu’avec le droit « Consulter les enfants », car il peut contenir des informations de santé.
Attention : Le camp, l’enfant et le parent d’une inscription ne se modifient plus ensuite. En cas d’erreur, annulez ou supprimez l’inscription, puis créez-en une nouvelle.
Règles d’inscription et dérogation
Sans le droit « Déroger aux règles d’inscription », le formulaire ne propose que les camps au statut « Publié ». Avec ce droit, il propose aussi les camps au statut « Brouillon » ou « Fermé », avec un badge qui rappelle ce statut. Les camps annulés ne sont jamais proposés.
Pour chaque camp, un badge indique s’il est ouvert aux inscriptions. Un camp qui n’est pas ouvert porte la mention « inscription réservée au droit de dérogation » : sans ce droit, il apparaît grisé et ne peut pas être choisi.
| Règle | Sans dérogation | Avec « Déroger aux règles d’inscription » |
|---|---|---|
| Camp non publié (« Brouillon ») ou fermé (« Fermé ») | Camp non proposé. | Inscription possible. |
| Camp annulé | Camp non proposé. | Camp non proposé : aucune dérogation n’existe pour un camp annulé. L’import d’inscriptions le refuse aussi. |
| Date limite d’inscription dépassée (« Inscriptions closes ») | Inscription impossible. | Inscription possible. |
| Camp terminé (« Terminé ») | Inscription impossible. | Inscription possible, par exemple pour reprendre un dossier. |
| Camp complet (« Complet ») | Camp non sélectionnable. | Inscription possible en En attente ou Liste d’attente ; une inscription Confirmée reste refusée tant qu’il n’y a pas de place. |
| Âge hors de la tranche du camp | Inscription impossible. | Inscription impossible : aucune dérogation n’existe pour l’âge. |
| Enfant déjà inscrit au même camp (inscription non annulée) | Inscription refusée. | Inscription refusée. |
- L’âge est calculé au premier jour du camp. Un enfant hors tranche est signalé « non éligible » avec son âge à cette date.
- Seules les inscriptions confirmées occupent une place : la capacité du camp compte les inscriptions « Confirmée ».
- Le droit « Déroger aux règles d’inscription » permet aussi de créer directement une inscription « Confirmée ».
À savoir : L’état d’ouverture d’un camp (publication, date limite, capacité, dates) est expliqué dans le chapitre consacré aux camps.
Comprendre les statuts d’une inscription
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | L’inscription est enregistrée mais pas encore validée par l’association. Elle n’occupe pas de place. |
| Confirmée | L’inscription est validée : elle occupe une place du camp et peut être facturée. |
| Liste d’attente | L’enfant attend qu’une place se libère. Une inscription faite par un parent sur un camp complet reçoit ce statut. |
| Annulée | L’inscription est annulée. Elle reste visible avec le filtre Annulées. |
| Statut de départ | Vers | Comment | Droit nécessaire |
|---|---|---|---|
| En attente | Confirmée | Action Valider de la liste. | « Modifier une inscription » |
| En attente | Liste d’attente | Action Mettre en attente de la liste. | « Modifier une inscription » |
| Liste d’attente | Confirmée | Action Confirmer de la liste. | « Modifier une inscription » |
| Confirmée ou Liste d’attente | En attente ou Liste d’attente | Bouton Modifier de l’inscription, champ Statut de l’inscription, si aucune facture n’est en cours. | « Modifier une inscription » |
| Tout statut sauf Annulée | Annulée | Parcours d’annulation (voir plus bas). | « Annuler une inscription » |
| Annulée | En attente, Confirmée ou Liste d’attente | Bouton Modifier, si l’annulation n’a produit ni avoir ni remboursement. | « Modifier une inscription » et « Annuler une inscription » |
Attention : Une inscription facturée (facture ni annulée ni créditée) ne peut plus que passer en « Confirmée ». Une inscription payée ne se modifie plus avec Modifier : pour l’arrêter, utilisez le parcours d’annulation, qui traite la facture.
Valider une inscription et gérer la liste d’attente
- Dans la liste des inscriptions, filtrez sur En attente ou Liste d’attente.
- Ouvrez le menu à trois points de l’inscription.
- Cliquez sur Valider (inscription en attente) ou Confirmer (inscription en liste d’attente).
- Dans la fenêtre Confirmer l’inscription, vérifiez l’enfant et le camp, puis cliquez sur Confirmer.
Attention : La confirmation est refusée si le camp est complet, avec le message « Capacité du camp atteinte ». Libérez d’abord une place ou augmentez la capacité du camp.
Pour placer une inscription en attente de place, choisissez Mettre en attente dans le menu d’une inscription « En attente », puis cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Mettre en liste d’attente. L’inscription passe au statut « Liste d’attente ».
À savoir : Seule l’annulation d’une inscription « Confirmée » libère une place. Dans ce cas, la plus ancienne inscription « Liste d’attente » du même camp passe automatiquement « En attente ». Elle n’est pas confirmée d’office : validez-la ensuite. Annuler une inscription « En attente » ou « Liste d’attente » ne libère aucune place : la liste d’attente ne bouge pas. La règle est la même quel que soit le chemin d’annulation, y compris quand la famille annule elle-même.
Créer la facture d’une inscription
Une inscription « Confirmée » sans facture peut être facturée en un clic. Il faut les droits « Créer une facture », « Émettre une facture » et « Consulter les factures ».
- Ouvrez le menu à trois points de l’inscription confirmée, puis cliquez sur Créer facture (ou cliquez sur Créer une facture depuis la page Détails de l’inscription).
- La facture est créée et émise : sa page s’ouvre.
- Vérifiez-la, puis envoyez-la ou encaissez-la depuis le menu Gestion des factures (voir le chapitre consacré à la facturation).
- Une inscription n’a qu’une facture en cours à la fois ; la colonne Facture affiche ensuite son numéro et son statut.
- Si vous avez aussi le droit « Imputer un avoir sur une facture », les avoirs disponibles de la famille sont imputés automatiquement sur la nouvelle facture.
- Une inscription annulée ne peut pas être facturée.
À savoir : Si la facture de l’inscription a été annulée avec le bouton Annuler la facture de sa fiche, la colonne Facture affiche toujours cette facture annulée et ni Créer facture ni Créer une facture ne sont plus proposés. Pour facturer de nouveau l’inscription, ouvrez le menu Gestion des factures > Factures, cliquez sur Nouvelle facture, choisissez le parent et ajoutez l’inscription (voir le chapitre consacré à la facturation).
Annuler ou supprimer une inscription
Annuler conserve l’inscription au statut « Annulée » et traite la facture s’il y en a une. Il faut le droit « Annuler une inscription ».
- Ouvrez l’inscription avec Voir détails, puis cliquez sur Annuler l’inscription. Depuis la liste, l’action Annuler est proposée pour les inscriptions « Confirmée » et « Liste d’attente ».
- Attendez l’analyse de la situation comptable : la fenêtre Annulation de l’inscription indique s’il existe une facture et le montant déjà payé.
- Saisissez le Motif de l’annulation (minimum 10 caractères), puis cliquez sur Suivant.
- Si un paiement a été reçu, choisissez le type de compensation : Remboursement immédiat ou Crédit pour future inscription, puis cliquez sur Suivant.
- Pour un remboursement immédiat, choisissez la Méthode de remboursement (Virement bancaire, Chèque ou Espèces), puis cliquez sur Suivant.
- Relisez le récapitulatif des opérations, puis cliquez sur Confirmer l’annulation.
| Situation | Opérations effectuées | Droits demandés en plus |
|---|---|---|
| Pas de facture | Annulation simple, sans impact comptable. | Aucun. |
| Facture en brouillon | L’inscription est retirée de la facture brouillon ; une facture qui ne contient plus rien est annulée. | « Consulter les factures » et « Modifier une facture brouillon » |
| Facture émise, non payée | Un avoir du montant de l’inscription annule la facture. | « Consulter les factures », « Créer un avoir » et « Émettre un avoir » |
| Facture payée en partie ou en totalité | Un avoir est créé. Avec Remboursement immédiat, un remboursement est enregistré ; avec Crédit pour future inscription, l’avoir reste disponible pour la famille. | « Consulter les factures », « Créer un avoir », « Émettre un avoir » et « Rembourser un paiement » |
Attention : Le remboursement immédiat est seulement enregistré : l’application ne verse rien. Effectuez vous-même le versement par la méthode choisie. Une annulation qui a produit un avoir est définitive : pour réinscrire l’enfant, créez une nouvelle inscription.
À savoir : S’il vous manque un droit comptable, la fenêtre affiche « Annulation impossible avec votre profil de droits » et la liste des droits manquants. Rien n’est modifié : demandez à une personne habilitée de faire l’annulation.
Supprimer une inscription la retire de la liste : réservez-le aux erreurs de saisie. Dans la liste, l’action Supprimer n’est proposée que pour une inscription « En attente » ; la page Détails de l’inscription a aussi un bouton Supprimer. Il faut le droit « Supprimer une inscription ».
Attention : La suppression est refusée si l’inscription est payée ou si une facture existe pour elle. Dans ce cas, annulez-la.
Traiter une demande d’annulation d’un parent
Un parent peut annuler lui-même certaines inscriptions depuis son espace. Pour les autres, il envoie une demande que l’association traite.
| Situation de l’inscription | Résultat côté parent |
|---|---|
| « En attente » ou « Liste d’attente », sans facture, avant le premier jour du camp | Annulation immédiate : l’inscription passe « Annulée ». |
| « Confirmée », ou inscription facturée, avant le premier jour du camp | Demande d’annulation transmise au secrétariat. Rien n’est annulé, avoiré ni remboursé automatiquement. |
| Camp commencé (dès son premier jour), inscription déjà annulée ou demande déjà envoyée et pas encore traitée | Annulation en ligne impossible : le parent doit contacter le secrétariat. |
- Ouvrez le Tableau de Bord : la carte Demandes d’annulation à traiter liste les demandes reçues.
- Cliquez sur une demande pour ouvrir l’inscription. Un bandeau indique « Demande d’annulation reçue le » suivi de la date.
- Si vous acceptez la demande, cliquez sur Annuler l’inscription et suivez le parcours d’annulation.
Si vous n’acceptez pas la demande, refusez-la depuis la même page. Il faut le droit « Annuler une inscription ».
- Dans le bandeau « Demande d’annulation reçue le », cliquez sur Refuser la demande.
- Dans la fenêtre « Refuser la demande d’annulation ? », cliquez sur Refuser la demande. Pour renoncer, cliquez sur Retour.
- Le message « Demande d’annulation refusée » confirme le refus.
- L’inscription reste en l’état : son statut et sa facture ne changent pas.
- La demande disparaît du tableau de bord et le bandeau quitte la page de l’inscription.
- Aucun motif n’est demandé et aucun message n’est envoyé à la famille : prévenez-la vous-même.
- La famille peut de nouveau demander l’annulation depuis son espace.
Retrouver l’historique des inscriptions d’un enfant
La fiche d’un enfant (menu Gestion des utilisateurs > Enfants, puis Voir détails) comporte la carte Historique des inscriptions, visible avec le droit « Consulter les inscriptions ». Les inscriptions y sont classées de la plus récente à la plus ancienne.
- Le nom et les dates du camp.
- La date d’inscription (« Inscrit le »).
- Le montant de l’inscription.
- Le statut de l’inscription.
- Le numéro et le statut de la facture, s’il y en a une et si vous avez le droit « Consulter les factures ».
À savoir : Pour une vue de toute la famille, ouvrez la fiche du parent : son dossier regroupe les inscriptions de tous ses enfants, les factures et le solde à régler.