Facturation, paiements, avoirs et remboursements

Vue d’ensemble et droits nécessaires

Toute la facturation se trouve dans le menu Gestion des factures, qui compte quatre entrées : Factures, Paiements, Avoirs et Remboursements. Dans l’espace du personnel, le même menu propose aussi Export FEC aux personnes autorisées (voir le chapitre consacré à l’export FEC).

1. Une inscription est confirmée.
2. Une facture est créée pour la famille, en « Devis » (brouillon) ou directement émise.
3. La facture est validée : elle devient « Émise », prend la date du jour de sa validation, reçoit ses écritures comptables et ne peut plus être modifiée.
4. Les règlements de la famille sont enregistrés au fil de l’eau, jusqu’à ce que la facture soit « Payée ».
5. En cas d’erreur : une facture qui n’a reçu aucun règlement peut être annulée ; sinon, un avoir corrige la facture et, si de l’argent encaissé doit être rendu, un remboursement est enregistré.

L’administrateur dispose de toutes les actions. Un membre du personnel ne voit que les écrans et les boutons autorisés par son profil de droits.

Créer une facture

Une facture se crée toujours à partir d’inscriptions confirmées d’une même famille. Il existe deux méthodes : depuis une inscription, la facture est créée et émise en une seule action ; depuis le menu Factures, elle est créée en devis et vous la validez ensuite.

Méthode 1 : depuis une inscription (facture émise immédiatement).

1. Ouvrez le menu Gestion des camps > Inscriptions.
2. Sur la ligne d’une inscription confirmée, ouvrez le menu d’actions (bouton à trois points).
3. Cliquez sur Créer facture.
4. La facture est créée, émise, et sa fiche s’ouvre.

La même action existe sur la fiche d’une inscription (bouton Créer une facture) et dans l’onglet Inscriptions de la fiche d’un camp (menu d’actions > Créer facture). Elle n’apparaît que pour une inscription confirmée qui n’a encore jamais été facturée.

• La facture comporte une seule ligne : le nom du camp, le nom de l’enfant et les dates du camp.
• Le montant est le prix forfaitaire du camp s’il en a un, sinon le prix par jour multiplié par le nombre de jours du camp.
• L’échéance est calculée avec le Délai de paiement (jours) des paramètres de l’association.
• Si la famille dispose d’avoirs utilisables et que vous avez le droit « Imputer un avoir sur une facture », ils sont déduits automatiquement (voir « Déduire un avoir d’une facture »).

Méthode 2 : depuis le menu Factures (facture en devis).

1. Ouvrez le menu Gestion des factures > Factures.
2. Cliquez sur Nouvelle facture.
3. Dans Parent, choisissez la famille à facturer.
4. Vérifiez la Date d’échéance : elle est proposée selon le délai de paiement de l’association, dont le nombre de jours est rappelé sous le champ. Modifiez-la si besoin.
5. Dans le cadre Inscriptions non payées, cochez les inscriptions à facturer.
6. Cliquez sur Ajouter N inscription(s) : les inscriptions cochées deviennent des lignes de facturation.
7. Contrôlez les lignes et le Total de la facture. Pour retirer une ligne, cliquez sur l’icône de corbeille.
8. Cliquez sur Créer la facture.

Le message « Facture créée avec succès » s’affiche et la facture apparaît dans la liste avec le statut « Devis ». Elle reçoit dès sa création un numéro au format FAC-AAAA-NNNN. Sa date d’émission, en revanche, sera celle du jour de sa validation.

• Seules les inscriptions confirmées et non encore facturées de la famille sont proposées.
• Si vous changez de parent, les lignes déjà ajoutées sont vidées.
• Si vous videz la Date d’échéance, l’application applique d’elle-même le délai de paiement de l’association.
• Une inscription déjà présente sur une facture active est refusée : « Une facture active existe déjà pour cette inscription ».
• Les montants des lignes ne se modifient pas sur cet écran. Pour ajuster un montant ou ajouter une ligne libre, modifiez le devis après sa création.

Modifier, valider ou supprimer un devis

Une facture qui n’est pas encore validée porte le statut « Devis » : c’est un brouillon. Elle n’a aucune écriture comptable : vous pouvez la modifier, la valider ou la supprimer. Ouvrez-la depuis la liste des factures (menu d’actions > Voir détails).

Modifier les lignes (droit « Modifier une facture brouillon ») :

1. Sur la fiche du devis, cliquez sur Modifier.
2. Pour chaque ligne, ajustez Description, Quantité et Prix unitaire (XPF) ; le Total ligne se met à jour.
3. Pour ajouter une ligne libre (frais, remise à prix réduit…), cliquez sur Ajouter une ligne.
4. Pour retirer une ligne, cliquez sur l’icône de corbeille de la ligne.
5. Contrôlez le Sous-total HT, la TGC et le Total TTC.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Valider la facture (droit « Émettre une facture ») :

1. Sur la fiche du devis, cliquez sur Valider la facture. Depuis la liste, ouvrez le menu d’actions et cliquez sur Valider en facture.
2. Relisez le message de confirmation.
3. Cliquez sur Valider.

La facture passe au statut « Émise ». Sa date d’émission devient celle du jour de la validation (heure de Nouméa), et ses écritures comptables de vente sont générées à cette date. Si la famille dispose d’avoirs utilisables et que vous avez le droit « Imputer un avoir sur une facture », ils sont déduits aussitôt ; une facture entièrement couverte passe directement au statut « Payée ». La fiche indique ensuite, dans la carte Traçabilité, qui a créé et qui a validé la facture.

Supprimer un devis (droit « Supprimer une facture brouillon ») :

1. Sur la fiche du devis, cliquez sur Supprimer le devis. Depuis la liste, ouvrez le menu d’actions et cliquez sur Supprimer.
2. Confirmez avec Supprimer le devis (ou Supprimer depuis la liste). Pour renoncer depuis la fiche, cliquez sur Garder le devis.

Annuler une facture émise

Une facture « Émise » ou « En retard » qui n’a reçu aucun règlement (ni paiement, ni avoir) peut être annulée depuis sa fiche. C’est la façon de corriger une facture validée par erreur. Il faut le droit « Changer le statut d’une facture ».

1. Ouvrez le menu Gestion des factures > Factures.
2. Ouvrez le menu d’actions de la facture et cliquez sur Voir détails.
3. Sur la fiche, cliquez sur Annuler la facture.
4. Relisez la fenêtre de confirmation, qui rappelle le numéro de la facture.
5. Cliquez sur Annuler la facture pour confirmer, ou sur Garder la facture pour renoncer.

Le message « Facture annulée » s’affiche. La facture passe au statut « Annulée » et n’est plus due. Ses écritures comptables sont contrepassées, à la date du jour : la trace est conservée. Les inscriptions qu’elle portait peuvent être facturées de nouveau.

Pour refacturer ces inscriptions, ouvrez le menu Factures, cliquez sur Nouvelle facture et suivez la méthode 2 de « Créer une facture ». L’action Créer facture d’une inscription n’est plus proposée pour une inscription qui a déjà été facturée, même si cette facture est annulée.

Suivre les factures : statuts, solde et traçabilité

La liste du menu Gestion des factures > Factures affiche, pour chaque facture, le parent, le N° Facture, la date d’Émission, l’Échéance, le Montant et le Statut. Une échéance dépassée sur une facture émise est signalée par la mention « (échue) ».

1. Dans Statut, choisissez Tous les statuts, Devis, Émises, Payées, En retard ou Annulées.
2. Pour retrouver une facture, saisissez dans le champ de recherche son numéro, ou le nom ou l’email du parent.
3. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Réinitialiser.

Le reste à payer d’une facture est son montant total TTC, moins les règlements enregistrés (avoirs imputés compris), moins les montants compensés par un avoir : avoir « Remboursement immédiat » émis sur la facture, remboursement, annulation d’une inscription. Il n’est jamais négatif. La fiche de la facture l’affiche sous Reste à payer, à côté du Montant payé.

L’état de règlement est distinct du statut de la facture. Il apparaît sur la fiche d’un parent, dans la carte « Factures et soldes » (qui indique aussi le « Solde à régler » de la famille), et dans l’espace des familles. Il n’est pas affiché pour un devis, une facture annulée ou une facture créditée.

Traçabilité : la fiche d’une facture comporte une carte Traçabilité qui indique Créé par et Validé par (« Non renseigné » si l’information n’existe pas). La fiche d’un paiement ou d’un remboursement indique ses dates Créé le et Modifié le. Ces informations ne sont jamais montrées aux familles.

Télécharger le PDF et envoyer par email

Toute personne qui peut consulter les factures peut télécharger leur PDF. Sur la fiche, cliquez sur Télécharger PDF. Dans la liste, ouvrez le menu d’actions et cliquez sur Télécharger le devis (devis) ou Télécharger PDF (autres statuts). Le document s’ouvre dans un nouvel onglet.

• Un devis s’imprime avec le titre « DEVIS » et une date de « Validité » à la place de la date d’échéance.
• Une facture émise porte le titre « FACTURE », les totaux HT, taxes et TTC, les avoirs, les sommes déjà payées et le « MONTANT DÛ ».
• La rubrique « MODES DE RÈGLEMENT » liste les règlements reçus, ou indique « Non réglée ».
• Le PDF est produit au moment du téléchargement : il reflète toujours l’état actuel de la facture.

Envoyer une facture émise par email (droit « Envoyer une facture par email ») :

1. Ouvrez la fiche de la facture.
2. Cliquez sur Envoyer par email.
3. Le message « Envoi programmé à » suivi de l’adresse du parent s’affiche.

Pour envoyer un devis, ouvrez le menu d’actions de la liste et cliquez sur Envoyer le devis, puis sur Envoyer. Sur la fiche, le bouton Envoyer par email reste indisponible tant que la facture est un devis.

L’email part à l’adresse du parent, avec le PDF en pièce jointe. La carte Envois par email de la fiche suit chaque envoi : Programmé le, Destinataire, Statut (Programmé, Envoyé ou Échec) et Détail. L’application fait jusqu’à trois tentatives.

Enregistrer un paiement

Enregistrez chaque règlement reçu d’une famille : espèces, chèque, virement… Il faut le droit « Enregistrer un paiement ». Seule une facture « Émise » ou « En retard » avec un reste à payer peut recevoir un paiement ; un devis, une facture annulée ou soldée est refusé.

Trois points d’entrée mènent au formulaire de paiement :

• Dans la liste des factures, menu d’actions de la facture > Enregistrer un paiement : une fenêtre s’ouvre, facture déjà choisie.
• Sur la fiche de la facture, bouton Enregistrer un paiement en bas de page : le formulaire s’ouvre, facture déjà choisie.
• Menu Gestion des factures > Paiements, bouton Enregistrer un paiement (espace administrateur) ou Nouveau paiement (espace du personnel).

1. Dans Facture, choisissez la facture si elle n’est pas déjà sélectionnée. Le total, le montant déjà payé et le Reste à payer s’affichent.
2. Dans Montant (XPF), gardez le reste à payer proposé ou saisissez un montant partiel.
3. Dans Date de paiement, indiquez la date de réception du règlement (la date du jour est proposée).
4. Dans Méthode de paiement, choisissez le moyen de règlement.
5. Dans Référence, notez le numéro de chèque ou la référence du virement (facultatif).
6. Ajoutez si besoin des Notes.
7. Cliquez sur Enregistrer le paiement.

Le paiement est enregistré, le solde de la facture est recalculé et une écriture est passée au journal de banque, à la date du paiement. Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements partiels sur une même facture ; quand le total est atteint, la facture passe au statut « Payée ».

Seules les méthodes actives sont proposées. L’administrateur les gère dans le menu Gestion de la configuration > Méthodes de Paiement (nom, description, code comptable, activation).

Un paiement ne se modifie pas. En cas d’erreur, supprimez-le puis enregistrez-le à nouveau (droit « Supprimer un paiement ») :

1. Ouvrez le menu Gestion des factures > Paiements.
2. Ouvrez le menu d’actions du paiement et cliquez sur Supprimer, ou ouvrez sa fiche et cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez avec Supprimer.

Créer et émettre un avoir

Un avoir est un document comptable qui annule tout ou partie d’une facture émise : erreur de facturation, geste commercial, prestation non réalisée. Il se crée en brouillon (droit « Créer un avoir »), puis s’émet (droit « Émettre un avoir »).

1. Ouvrez le menu Gestion des factures > Avoirs.
2. Cliquez sur Nouvel avoir.
3. Dans Facture, choisissez la facture concernée. Seules les factures émises, payées ou en retard sont proposées. Le parent de l’avoir est celui de la facture.
4. Pour reprendre le contenu de la facture, cliquez sur Copier les lignes de la facture. Attention : les lignes déjà saisies sont remplacées.
5. Dans Type de compensation, choisissez Remboursement immédiat ou Crédit pour future inscription. Pour un remboursement immédiat, une phrase sous le champ annonce l’effet de l’avoir avec les montants actuels de la facture.
6. Dans Raison, expliquez le motif de l’avoir (10 caractères au moins). Ce motif figure sur l’avoir.
7. Ajustez les lignes : Description, Quantité, Prix unitaire (XPF). Ajoutez une ligne avec Ajouter une ligne ou retirez-en une avec l’icône de corbeille.
8. Vérifiez le Montant total de l’avoir.
9. Cliquez sur Créer l’avoir.

L’avoir est créé au statut « Brouillon », avec un numéro au format AVO-AAAA-NNNN. Le taux de TGC appliqué est celui des paramètres de l’association au moment de la création. Un avoir ne se modifie pas : pour corriger un brouillon, supprimez-le et créez-en un autre.

Émettre l’avoir :

1. Dans la liste des avoirs, ouvrez le menu d’actions de l’avoir. Sur sa fiche, ouvrez le menu d’actions à côté de Télécharger le PDF.
2. Cliquez sur Émettre : la fenêtre « Émettre l’avoir » s’ouvre et décrit l’effet de l’émission sur la facture.
3. Si une somme doit être remboursée, choisissez la Méthode de remboursement : Virement bancaire, Chèque ou Espèces. Aucune méthode n’est choisie d’avance : le bouton reste grisé tant que vous n’en avez pas choisi une.
4. Cliquez sur Émettre.

Le message « Avoir émis » s’affiche. L’avoir passe au statut « Émis », prend la date du jour de son émission, et ses écritures comptables sont générées à cette date. Un crédit pour future inscription devient disponible pour la famille ; sa durée de validité est fixée par l’administrateur dans Paramètres, champ Validité des avoirs (jours). Un remboursement immédiat est appliqué à la facture tout de suite ; la somme éventuellement remboursée apparaît dans le menu Remboursements.

• Si l’émission rembourse de l’argent encaissé, il faut aussi le droit « Rembourser un paiement ».
• Un avoir « Remboursement immédiat » est refusé s’il dépasse la part de la facture qui n’est pas encore compensée : « L’avoir dépasse le montant de la facture » suivi du numéro de la facture et du montant encore disponible.
• Il est aussi refusé si la facture est entre-temps passée en devis, annulée ou entièrement créditée : « La facture » suivie de son numéro et de « n’accepte plus d’avoir (brouillon, annulée ou déjà créditée) ».
• Si la facture a été réglée en partie par un avoir et que ce règlement devrait être remboursé, le message « Restituez d’abord le règlement par avoir avant cette compensation » s’affiche : supprimez d’abord ce règlement dans le menu Paiements.
• Un avoir « Crédit pour future inscription » n’est pas comparé à la facture : vérifiez son montant avant de le créer.

Pour annuler un avoir (droit « Annuler un avoir émis ») ou supprimer un brouillon (droit « Supprimer un avoir brouillon »), utilisez Annuler ou Supprimer dans le même menu d’actions, puis confirmez avec Confirmer ou Supprimer. L’annulation d’un avoir émis contrepasse ses écritures comptables et remet son crédit à zéro. Pour un avoir « Remboursement immédiat », le montant déduit est rendu à la facture, dont le reste à payer augmente d’autant.

Déduire un avoir d’une facture

Imputer un avoir, c’est utiliser son montant pour régler une facture de la même famille, sans encaissement. Cela concerne les avoirs « Crédit pour future inscription » : un avoir « Remboursement immédiat » est déjà déduit de sa propre facture à son émission. Il faut le droit « Imputer un avoir sur une facture ». L’imputation se fait automatiquement à l’émission d’une facture, ou manuellement.

Imputation automatique : quand une facture est émise par une personne qui a ce droit, les crédits disponibles de la famille (avoirs « Crédit pour future inscription » émis) sont déduits, du plus ancien au plus récent, jusqu’à couvrir le montant dû. Un crédit plus important que nécessaire n’est utilisé qu’en partie : le reste demeure disponible. Les crédits expirés et les avoirs annulés sont ignorés.

Imputation manuelle, sur une facture émise ou en retard, depuis l’un des trois formulaires de paiement (liste des factures, fiche de la facture ou menu Paiements) :

1. Ouvrez le menu Gestion des factures > Factures.
2. Ouvrez le menu d’actions de la facture et cliquez sur Enregistrer un paiement.
3. Dans Méthode de paiement, choisissez Avoir.
4. Dans Avoir à utiliser, choisissez l’avoir : chaque avoir émis de la famille qui a encore un solde est affiché avec ce solde.
5. Dans Montant (XPF), saisissez le montant à déduire.
6. Cliquez sur Enregistrer le paiement.

• Le montant ne peut dépasser ni le reste à payer de la facture, ni le solde de l’avoir (« Le montant ne peut pas dépasser le solde de l’avoir » s’affiche sous le champ).
• L’avoir et la facture doivent concerner la même famille.
• Un avoir annulé, épuisé ou déjà déduit de sa facture n’est pas proposé ; un avoir expiré est refusé (« Avoir expiré »).
• Si la famille n’a aucun avoir utilisable, la liste Avoir à utiliser l’indique.

Suivre le solde d’un avoir : ouvrez la fiche de l’avoir. Pour un crédit pour future inscription, la carte Utilisation du crédit indique le Montant initial, le montant Déjà utilisé et le Solde restant, puis l’historique des imputations (Date, Facture, Montant imputé).

• Crédit encore utilisable : la carte indique la date jusqu’à laquelle il est utilisable, et précise que le solde sera déduit de la prochaine facture émise pour cette famille par une personne autorisée à imputer les avoirs, ou imputé manuellement.
• Crédit annulé, épuisé ou expiré : la carte indique « Ce crédit n’est plus utilisable », suivi de la raison (avoir annulé, solde épuisé ou date d’expiration).

Pour annuler une imputation, supprimez le paiement « Avoir » correspondant dans le menu Paiements (droits « Supprimer un paiement » et « Imputer un avoir sur une facture ») : le montant est rendu à l’avoir et le solde de la facture est recalculé.

Enregistrer un remboursement

Un remboursement se rattache toujours à un paiement déjà enregistré. Il émet en même temps un avoir du même montant sur la facture de ce paiement : la famille ne doit rien de plus. Il faut les droits « Rembourser un paiement » et « Émettre un avoir ». Sans le second, le bouton de création n’apparaît pas dans l’espace du personnel, et le formulaire l’indique : « Enregistrer un remboursement émet un avoir : votre profil doit aussi permettre d’émettre un avoir. »

1. Ouvrez le menu Gestion des factures > Remboursements.
2. Cliquez sur Créer un remboursement (espace administrateur) ou Nouveau remboursement (espace du personnel).
3. Dans Paiement à rembourser, choisissez le paiement. Sa facture, son montant, sa date et sa méthode s’affichent.
4. Dans Montant du remboursement (XPF), gardez le montant du paiement ou saisissez un montant partiel.
5. Dans Date de remboursement, indiquez la date du remboursement.
6. Dans Type de remboursement, choisissez Remboursement immédiat ou Avoir / Crédit futur.
7. Dans Raison du remboursement, indiquez le motif (3 caractères au moins).
8. Complétez si besoin Référence (optionnel) et Notes (optionnel).
9. Cliquez sur Enregistrer le remboursement.

Dans les deux cas, le reste à payer de la facture ne change pas : son montant payé diminue du montant remboursé, et la part compensée par un avoir augmente d’autant. Par exemple, une facture de 20 000 XPF payée en totalité, remboursée de 5 000 XPF, affiche un montant payé de 15 000 XPF et reste « Payée » ; remboursée en totalité, elle passe au statut « Créditée ». L’avoir émis apparaît dans le menu Avoirs.

• Le total des remboursements d’un paiement ne peut pas dépasser le montant de ce paiement.
• Le montant ne peut pas dépasser la part de la facture qui n’a pas encore été compensée par un avoir : « Montant supérieur à la prestation non compensée ».
• Un règlement par avoir ne se rembourse pas : supprimez plutôt ce paiement pour rendre le montant à l’avoir.

Pour supprimer un remboursement (droits « Supprimer un remboursement » et « Annuler un avoir émis »), ouvrez sa fiche ou le menu d’actions de la liste, cliquez sur Supprimer et confirmez avec Supprimer. L’avoir qui l’accompagne est annulé avec lui, ainsi que les autres remboursements de cet avoir. Leurs écritures sont contrepassées et la facture retrouve ses montants d’avant.

Le même chemin sert pour un remboursement enregistré à l’émission d’un avoir « Remboursement immédiat » (voir « Créer et émettre un avoir ») : le supprimer annule cet avoir et rend à la facture le montant qui en avait été déduit.